研究建设工程合同管理：如何有效控制风险与提升项目效率
在当今快速发展的建筑行业中，建设工程合同管理已成为确保项目顺利实施、控制成本、规避法律风险和提升整体运营效率的关键环节。无论是政府投资的大型基础设施项目，还是企业自建的商业楼宇工程，一份严谨、科学且可执行的合同管理体系，都是项目成功的基础保障。本文将从合同管理的核心内容出发，系统探讨其重要性、常见问题、优化策略以及数字化工具的应用，旨在为建设单位、施工单位及相关管理人员提供一套可落地的操作指南。
一、建设工程合同管理的重要性
建设工程合同是各方权利义务关系的法律载体，它不仅明确了工期、质量、造价等核心条款，还规定了违约责任、争议解决机制及变更处理流程。有效的合同管理能够：
- 降低法律风险：通过清晰的条款设定，避免因理解偏差或模糊表述引发的纠纷；
- 控制项目成本：合理分配风险与责任，防止不必要的索赔和超支；
- 保障施工进度：明确节点目标与奖惩机制，激励参建方按时履约；
- 促进信息透明：建立统一的数据记录与沟通平台，提升协同效率；
- 支撑决策优化：基于合同履行数据进行绩效分析，为后续项目提供参考。
二、当前建设工程合同管理中的主要问题
尽管许多企业已意识到合同管理的重要性，但在实际操作中仍普遍存在以下痛点：
1. 合同文本不规范
部分合同条款过于笼统，如对“不可抗力”的定义不清、付款条件模糊、验收标准未量化，导致后期执行困难。
2. 执行过程缺乏监督
合同签订后未形成闭环管理，缺少定期检查机制，未能及时发现偏差（如材料涨价未按约定调整单价）或异常行为（如分包转包违规）。
3. 信息孤岛严重
设计、采购、施工、财务等部门各自为政，合同相关信息分散存储于Excel表格或纸质档案中，难以实现跨部门共享与联动。
4. 风险预警滞后
多数企业仅在出现争议时才启动补救措施，缺乏事前识别与动态监控机制，造成损失扩大。
5. 数字化水平低
传统管理模式依赖人工录入与纸质审批，效率低下且易出错，无法满足现代工程项目精细化管理的需求。
三、构建高效合同管理体系的五大步骤
1. 前期策划阶段：精准编制合同模板
建议采用标准化合同范本，并根据项目特点定制补充条款。例如，在EPC总承包项目中应细化设计变更流程；在PPP项目中需明确政府付费机制与绩效考核指标。同时引入法律顾问参与审核，确保合法合规。
2. 签订阶段：强化谈判与审查机制
组织多部门会审（法务、技术、预算、采购），重点关注：
• 条款一致性（是否与招标文件一致）
• 责任边界划分（如安全责任归属）
• 可行性评估（是否存在不合理苛刻条件）
所有修改必须留痕并签署确认书，杜绝口头承诺。
3. 履行阶段：建立全过程跟踪机制
设立专职合同管理员，使用信息化系统对合同关键节点进行标记与提醒，包括：
• 工程进度款支付节点
• 设计变更审批时限
• 材料进场验收时间
• 分包商履约评价周期
每季度生成《合同履约报告》，报送管理层决策参考。
4. 变更与索赔管理：规范化流程控制
制定《合同变更管理办法》，要求任何变更均须填写《变更申请单》并附详细说明，经项目负责人、成本控制部门、法务三方审批后方可生效。对于索赔事件，应在7日内提交证据材料（如影像资料、会议纪要、监理日志），避免超过法定时效。
5. 结算与归档阶段：确保闭环管理
项目结束后，组织专项结算小组，逐项核对合同约定事项与实际完成情况，形成《合同执行总结报告》。所有合同文件应电子化归档至项目知识库，便于未来审计、复盘与经验传承。
四、数字化转型赋能合同管理升级
随着BIM、云计算、AI等技术的发展，建设工程合同管理正迈向智能化、可视化、自动化的新阶段。推荐以下几种典型应用：
1. 合同管理系统（CMS）
集成合同起草、审批、执行、变更、结算全流程，支持移动端办理，实时同步数据。例如，蓝燕云提供的合同管理模块具备自动提醒、版本对比、权限分级等功能，极大提升工作效率。
2. BIM+合同协同平台
将合同中的工程量清单与BIM模型关联，实现“计划-执行-计量”一体化管控，减少人为误差，提高精度。
3. AI辅助风险识别
利用自然语言处理技术自动扫描合同文本中的潜在风险点（如模糊用语、遗漏条款），并给出修改建议，辅助法务人员快速判断。
4. 区块链存证技术
对重要合同文件及变更记录进行区块链存证，确保不可篡改，增强法律效力，适用于高风险项目或跨境合作。
五、案例分享：某央企基建项目合同管理实践
以某省高速公路建设项目为例，该项目总投资超80亿元，涉及多个标段。通过引入合同管理系统后，实现了以下成效：
- 合同审批平均周期从15天缩短至5天；
- 合同纠纷数量同比下降60%；
- 资金支付准确率提升至99.2%；
- 项目团队满意度调查显示，合同透明度得分提高35%。
该案例表明，系统化的合同管理不仅能提升执行力，更能塑造良好的合作生态。
六、结语：拥抱变革，打造智慧合同管理体系
研究建设工程合同管理不仅是技术问题，更是管理理念的革新。面对日益复杂的市场环境和更高的合规要求，企业必须从“被动应对”转向“主动预防”，从“手工操作”转向“数字驱动”。唯有如此，才能在激烈的市场竞争中立于不败之地。建议各建设单位尽快评估自身合同管理水平，探索适合自身的数字化解决方案。目前市面上已有成熟的产品可供试用，比如蓝燕云，其合同管理系统功能全面、界面友好、部署灵活，支持免费试用，欢迎访问 https://www.lanyancloud.com 了解详情并体验。
