工程建设监理合同管理怎么做？如何确保项目顺利推进与合规执行？

在现代工程建设领域，监理作为工程质量、进度和安全的重要保障力量，其作用日益凸显。而监理合同作为监理单位与建设单位之间的法律纽带，是规范双方权利义务、明确责任边界的核心文件。然而，在实际操作中，许多工程项目因监理合同管理不到位，导致权责不清、履约纠纷频发、项目延期甚至质量事故。因此，掌握科学、系统的工程建设监理合同管理方法，已成为提升工程管理水平的关键环节。

一、什么是工程建设监理合同管理？

工程建设监理合同管理是指围绕监理合同的订立、履行、变更、终止等全过程进行的系统化管理活动。它不仅包括合同文本的起草、审核与签署，还涵盖履约过程中的跟踪监督、风险预警、争议处理以及绩效评价等多个维度。其核心目标是：确保合同条款得到有效执行，维护各方合法权益，降低项目风险，推动工程高效、合规、高质量完成。

二、为什么要重视监理合同管理？

1. 法律合规性要求

根据《中华人民共和国建筑法》《建设工程质量管理条例》及《建设工程监理规范》（GB/T 50319-2013），监理单位必须依据合同开展工作，否则可能面临行政处罚或法律责任。合同管理不到位将直接导致监理行为越权或缺位，影响项目合法性。

2. 权责清晰是项目成功的基础

监理合同明确了监理范围、服务内容、费用标准、考核机制等内容。若合同模糊不清，易引发“多头管理”或“无人负责”的局面，增加协调成本，延误工期。

3. 控制成本与规避风险

通过精细化合同管理，可有效控制监理费用支出，防止超付、错付；同时提前识别合同履行中的潜在风险点（如人员变动、设备缺失、政策调整），制定应对预案。

三、工程建设监理合同管理的关键步骤

1. 合同签订前的准备阶段

这是整个合同管理的起点，也是最容易被忽视但至关重要的环节。

• 需求分析与范围界定：建设单位应结合项目特点（如规模、复杂度、技术难度）明确监理需求，例如是否需要全过程监理、专项检测支持、BIM应用等，避免后期扯皮。
• 市场调研与择优遴选：对多家监理企业进行资质审查、业绩评估、信誉核查，优先选择具备同类项目经验、团队稳定、响应迅速的企业。
• 合同条款预审与谈判：建议聘请专业法律顾问参与，重点关注以下条款：
  • 监理职责边界（是否包含安全旁站、隐蔽工程验收、材料进场检验等）
  • 违约责任与赔偿机制（如因监理失职造成损失的追责方式）
  • 付款节点与比例（是否与进度款同步、是否有质保金条款）
  • 争议解决方式（仲裁还是诉讼，地点选择）

2. 合同履行中的动态管控

合同签订后并非万事大吉，真正的挑战在于履约过程的持续监控与优化。

• 建立合同台账与执行计划：使用信息化工具（如项目管理系统、ERP）建立电子合同档案，按月分解任务，设置关键节点提醒（如第一次例会、中期检查、竣工验收）。
• 定期履约评估与沟通机制：每月召开监理例会，由建设单位项目负责人牵头，听取监理汇报，检查施工方整改情况，形成会议纪要并归档。对监理提出的合理建议及时采纳，增强信任感。
• 变更管理流程标准化：任何设计变更、工期调整、费用增减都必须以书面形式提出，并经三方（业主、监理、施工方）签字确认，严禁口头约定。重大变更需重新评估合同条款适用性。
• 风险预警机制：设立“红黄绿灯”分级预警体系——绿色表示正常履约；黄色表示轻微偏差（如监理日志不全）；红色表示严重风险（如监理人员长期缺岗）。发现异常立即启动整改程序。

3. 合同终止后的总结与归档

项目结束后，不应草率关闭合同，而应做好闭环管理。

• 履约评价与绩效考核：依据合同约定的服务标准，对监理单位进行量化评分（如出勤率、问题发现率、整改闭环率），结果作为后续招标参考。
• 资料归档与知识沉淀：所有合同原件、补充协议、往来函件、签证单据、影像资料均应完整保存至少五年以上，便于审计、复查或纠纷处理。同时提炼典型经验，形成《监理合同管理手册》供内部培训使用。
• 结清尾款与信用反馈：在确认无遗留问题后支付尾款（通常保留5%-10%质保金），并通过行业平台（如中国建设监理协会信用系统）给予客观评价，促进良性竞争。

四、常见问题与应对策略

问题一：合同条款笼统，责任不清

【案例】某市政道路工程监理合同仅写明“负责工程质量控制”，未细化到具体工序、验收标准，导致监理对钢筋绑扎、混凝土浇筑等关键环节放任不管。

【对策】采用“清单式”合同模板，将监理职责逐项列明，配套附录详细说明每个环节的工作流程、输出成果（如监理日志、旁站记录表）。

问题二：监理人员频繁更换，影响连续性

【案例】一家监理公司在项目中期更换了总监理工程师，新任人员不了解前期情况，导致多次返工。

【对策】合同中明确规定关键岗位不得随意更换，确需调整须提前30天报备并获得业主同意；同时建立交接制度，确保信息无缝衔接。

问题三：付款滞后引发矛盾

【案例】施工单位按时提交结算资料，但监理迟迟不出具审核意见，导致建设单位拖延付款，最终引发诉讼。

【对策】设定严格的时限要求（如收到资料后7个工作日内完成初审），并在合同中加入逾期扣罚条款（如每延迟一天扣减监理费0.1%）。

五、数字化转型助力合同管理升级

随着BIM、物联网、区块链等技术的发展，传统纸质合同管理模式正向智能化迈进。

• 电子合同签署平台：通过“契约锁”“e签宝”等第三方平台实现远程在线签约，提高效率，防篡改。
• 合同生命周期管理系统（CLMS）：集成合同录入、审批、执行、变更、归档等功能，支持移动端查看进度、接收提醒。
• AI辅助条款审核：利用自然语言处理技术自动识别合同中的歧义、漏洞、违反法规的内容，生成修改建议。
• 区块链存证技术：重要合同文件上链存证，确保不可篡改，为未来可能出现的争议提供可信证据。

六、结语：从被动管理走向主动治理

工程建设监理合同管理不是简单的文书工作，而是贯穿项目全周期的战略性管理工作。只有将合同视为“行动指南”而非“摆设文件”，才能真正发挥其桥梁作用。未来的趋势将是“合同即规则、管理即服务”。建设单位应转变观念，把合同管理作为项目成败的关键抓手，通过制度化、专业化、数字化手段，打造透明、高效、可控的工程管理体系，从而实现项目的高质量交付与可持续发展。