工程档案管理费如何合理计取与有效管控？

在工程建设领域，工程档案不仅是项目全过程的真实记录，更是竣工验收、后期运维、审计监督以及法律纠纷处理的重要依据。然而，许多施工单位和建设单位对“工程档案管理费”的理解存在误区，或将其视为可有可无的附加费用，或在预算中随意估算，导致后期因档案缺失、不规范而引发问题。那么，工程档案管理费到底该如何科学计取？又如何进行有效管控？本文将从定义、计取依据、常见误区、管控策略及未来趋势五个方面深入探讨，为从业者提供实操指南。

一、什么是工程档案管理费？

工程档案管理费是指在工程项目实施过程中，为确保工程文件资料的完整性、准确性、系统性和安全性而发生的各项费用总和。它涵盖从设计阶段到竣工验收全过程的文档收集、整理、归档、保管、移交等环节所需的人力、物力、财力投入。

具体包括但不限于：

• 专职档案管理员工资及相关社保费用；
• 档案整理设备（如扫描仪、装订机）购置或租赁费；
• 档案存储空间租金或建设费用（如档案室改造）；
• 电子档案管理系统软件采购或订阅费用；
• 第三方专业机构协助整理、数字化服务费用；
• 档案安全防护措施（防火、防潮、防盗）支出；
• 培训教育费用（员工档案意识提升）。

二、工程档案管理费的计取依据有哪些？

根据《建设工程造价管理条例》《建设工程文件归档规范》（GB/T 50328-2014）及相关地方标准，工程档案管理费通常按以下方式计取：

1. 按费率计取（最常用）

多数地区采用“建安工程造价 × 档案管理费率”的方式计算。例如：某省规定费率范围为0.1%～0.3%，具体根据项目规模、复杂程度、是否涉及政府投资等因素浮动。大型公共建筑、市政工程、铁路公路等项目往往适用较高费率。

2. 按人工工日定额计取

适用于小型项目或无法准确测算建安造价的情况。如某市规定每万工日配备1名专职档案员，按当地日工资标准计算人工成本，并叠加其他辅助费用。

3. 按项目性质单独列项

对于特别重要的基础设施项目（如核电站、机场、地铁），可作为独立子目列出，由招标文件明确金额，避免与其他费用混同。

4. 合同约定优先原则

若合同中有明确条款说明档案管理费归属与支付方式，则以合同为准。建议在签订合同时即细化责任边界，防止后期扯皮。

三、常见的计取误区与风险点

误区一：忽视前期投入，只重视竣工阶段

很多单位认为档案工作是“收尾任务”，仅在竣工前突击整理，导致大量原始资料缺失、签字不全、格式混乱等问题。实际上，档案管理应贯穿整个项目建设周期，从图纸会审开始就要建立分类编号体系，做到“边施工边归档”。

误区二：费用压缩至最低，影响质量

部分建设单位为了控制成本，在预算中压低甚至取消档案管理费，结果造成档案质量差、移交困难、验收延迟甚至被责令整改。这不仅浪费更多人力时间，还可能面临行政处罚或信用扣分。

误区三：混淆档案管理费与信息化费用

有些单位把电子档案系统建设费用误计入档案管理费，造成预算结构失衡。事实上，信息系统属于信息化专项支出，应单独列支并纳入数字孪生、智慧工地等整体规划。

误区四：缺乏专人负责，职责不清

未设置专职档案管理人员，而是让项目部兼管，极易出现责任推诿、进度滞后、资料丢失等情况。建议设立“档案责任人制度”，明确谁负责收集、谁负责审核、谁负责移交。

四、如何有效管控工程档案管理费？

1. 建立全流程管理体系

从立项到竣工，每个阶段都应制定档案管理计划，形成闭环流程。例如：

• 设计阶段：编制《设计文件归档目录》，明确归档内容与时间节点；
• 施工阶段：每月检查资料完整性，及时补充缺失材料；
• 竣工阶段：组织预验收，模拟正式移交流程。

2. 引入信息化手段提升效率

利用工程档案管理系统（如蓝燕云）实现线上审批、自动归档、权限控制等功能，不仅能节省人力成本，还能提高准确性与可追溯性。尤其适合多项目并行管理的企业。

3. 加强过程监督与考核机制

将档案管理纳入项目绩效考核指标，设置奖惩机制。例如：按时完成归档任务给予奖励；逾期未交或资料不合格扣减奖金。

4. 定期开展培训与宣贯

每年至少组织两次档案管理专题培训，提升全员意识，特别是技术负责人、资料员、监理工程师等关键岗位人员的专业素养。

5. 与外部专业机构合作

对于复杂项目或内部资源不足的情况，可委托具有资质的第三方档案服务机构进行专业化整理与数字化加工，既保证合规性，又能节省自建团队的成本。

五、未来发展趋势：从传统管理走向智能治理

随着BIM技术、物联网、AI识别等新技术的发展，工程档案管理正迈向智能化、标准化、集成化的新阶段。未来的档案管理不再是简单的“存起来”，而是要实现：

• 动态更新：通过BIM模型关联各阶段文档，实时反映变更信息；
• 智能检索：利用自然语言处理技术快速定位所需资料；
• 自动合规：系统内置法规库，自动校验归档内容是否符合国家标准；
• 云端共享：支持多方协作查阅，打破地域限制，便于远程监管。

这一趋势要求企业提前布局数字档案能力，逐步将档案管理费从“被动支出”转变为“主动投资”。同时，国家也在推动“智慧工地”“数字档案馆”试点，鼓励企业探索档案数据资产化路径。

结语：让工程档案管理费真正发挥价值

工程档案管理费不是负担，而是保障项目高质量交付的关键投入。科学计取、精细管控、持续优化，才能让这份看似不起眼的费用转化为实实在在的管理效益。无论你是施工单位、监理单位还是建设单位，都应该重新审视档案管理的价值，将其纳入项目全生命周期管理体系中。

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