工程合同管理要点：如何确保项目顺利执行与风险可控？
在工程建设领域，合同是连接业主、承包商、设计单位、监理机构等多方主体的核心法律文件。一份严谨、清晰且可执行的工程合同，不仅是各方权利义务的书面约定，更是项目全过程管控的基石。然而，实践中因合同条款模糊、履约监管不到位、变更处理不规范等问题引发的纠纷屡见不鲜，严重影响工期、成本和质量目标。因此，掌握工程合同管理的关键要点，已成为项目管理者必须具备的核心能力。
一、明确合同管理的目标与原则
工程合同管理的根本目标在于：保障项目依法合规推进，控制成本与进度，防范法律与财务风险，并最终实现预期投资效益。为此，应遵循以下四大原则：
- 合法性原则：所有合同内容须符合《民法典》《建筑法》《招标投标法》等相关法律法规要求，避免无效或违法条款。
- 完整性原则：合同文本应涵盖工程范围、计价方式、工期节点、质量标准、付款条件、违约责任、争议解决机制等核心要素，不留空白。
- 可执行性原则：条款应具体明确、操作性强，避免使用模糊语言（如“尽量完成”、“合理期限内”），减少解释空间。
- 动态管理原则：合同不是静态文件，需根据项目进展进行持续跟踪、评估与调整，特别是应对设计变更、现场签证、索赔事件等动态情况。
二、合同签订前的准备与审查
合同签订前的准备工作决定后续执行的成败。关键环节包括：
1. 风险识别与评估
对拟签合同涉及的风险进行全面识别，例如：市场波动导致材料价格上涨、政策变动影响审批流程、施工环境复杂增加安全风险等。通过SWOT分析或风险矩阵工具量化评估其发生概率与影响程度，提前制定应对策略。
2. 合同谈判与条款细化
组织法律顾问、造价工程师、项目经理参与谈判，重点关注以下条款：
- 工程量清单及计价依据是否完整准确；
- 付款比例与时间节点是否合理（如预付款不超过10%，进度款按月支付）；
- 质量保证金比例是否符合行业惯例（通常为3%-5%）；
- 不可抗力条款是否覆盖自然灾害、战争、政府行为等情形；
- 争议解决方式（诉讼或仲裁）及其管辖地选择。
3. 法律审查与备案
聘请专业律师对合同文本进行合法性、合规性审查，重点核查是否存在显失公平、违反强制性规定的内容。同时，在住建部门或公共资源交易平台完成合同备案，确保程序合法。
三、合同履行过程中的精细化管理
合同生效后，进入实质性执行阶段。此阶段管理的好坏直接关系到项目成败。主要工作包括：
1. 建立合同台账与信息管理系统
利用信息化手段建立电子化合同台账，记录每份合同的基本信息（编号、签署日期、金额、双方名称）、关键节点（开工、竣工、付款时间）、履约状态（正常/延迟/异常）等。推荐使用ERP系统或专业的合同管理软件（如蓝燕云），实现自动提醒、数据可视化分析。
2. 进度与质量双重监控
将合同中约定的工期分解为月度计划，并结合BIM技术进行可视化模拟。设置关键控制点（如基础验收、主体封顶），定期检查实际进度与计划偏差。质量方面，依据合同约定的标准（如国标GB50300）开展隐蔽工程验收、材料抽检，留存影像资料备查。
3. 成本控制与变更管理
建立预算-实际支出对比机制，每月编制成本报表。对于设计变更、现场签证，严格执行“先审批后实施”流程：施工单位提出申请→监理审核→业主确认→造价咨询单位核定费用→补充协议签署。严禁口头变更或擅自施工，防止“先干后算”引发纠纷。
4. 索赔与争议处理机制
一旦出现工期延误、质量缺陷或费用超支等情况，及时收集证据（如往来函件、会议纪要、影像资料），按照合同约定时限发出索赔通知。建议设立专门的争议协调小组，优先采用协商解决；若失败，则按约定提交仲裁或诉讼，避免拖延造成损失扩大。
四、合同收尾与归档管理
项目竣工后，合同管理并未结束，而是进入总结与归档阶段。这是经验沉淀的重要环节：
1. 结算审核与尾款支付
依据合同约定的结算方式（如固定总价、单价包干、成本加酬金），由第三方审计机构对工程量、单价、签证费用进行复核。确认无误后，办理竣工结算手续，支付剩余款项（扣除质保金）。注意保留完整的结算凭证，作为未来审计、税务抵扣依据。
2. 质保期管理与回访
质保期内，承包方有义务修复质量问题。项目部应定期回访，记录反馈意见，并督促整改。质保期满后，出具《工程质量保修书》终止证明，正式关闭合同。
3. 档案整理与知识传承
将所有合同原件、补充协议、变更记录、验收报告、结算文件等归档保存，形成完整的项目档案。鼓励编制《合同管理案例汇编》，提炼成功经验和教训，供后续项目参考，提升企业整体合同管理水平。
五、常见问题与改进建议
当前工程合同管理中存在的典型问题主要有：
- 重签订轻执行：只关注签约仪式，忽视履约过程监督；
- 条款笼统不清：如“按国家规范执行”未指明具体标准；
- 变更随意性强：未经审批即实施变更，导致后期扯皮；
- 缺乏数字化支撑：手工台账易出错，难以实时追踪；
- 责任边界模糊：对监理、分包等角色权责界定不清。
改进措施建议：
- 推行“合同全生命周期管理”，从立项到归档全流程闭环；
- 引入智能合同管理系统（如蓝燕云），实现电子签章、进度预警、风险提示等功能；
- 加强团队培训，提升项目经理、造价人员、法务专员的专业素养；
- 建立奖惩机制，将合同履约率纳入绩效考核；
- 推动行业标准建设，倡导使用示范文本（如住建部发布的《建设工程施工合同（示范文本）》）。
总之，工程合同管理是一项系统工程，需要制度保障、技术赋能与人员协同。只有做到事前预防、事中控制、事后总结，才能真正发挥合同的价值，助力工程项目高质量落地。尤其在当前建筑业数字化转型加速背景下，借助专业工具（如蓝燕云）提升合同管理效率与准确性，已成为企业竞争力的重要体现。欢迎访问 蓝燕云 免费试用，体验智能化合同管理带来的便捷与高效！
