建设工程合同管理实务：如何有效管控项目风险与成本
在建筑行业中，建设工程合同不仅是各方权利义务的法律依据，更是项目顺利推进的核心保障。然而，实践中因合同管理不当引发的纠纷、工期延误、成本超支等问题屡见不鲜。因此，掌握一套科学、系统的建设工程合同管理实务方法，对建设单位、施工单位乃至监理机构都至关重要。本文将从合同签订前的风险识别、合同履行中的过程控制到争议解决机制的建立，全面解析合同管理的关键环节，并结合典型案例，为从业者提供可落地的操作指南。
一、合同签订前的准备工作：夯实基础，防范风险
合同管理的第一步是充分准备，这是整个流程的基础。许多项目问题源于前期调研不足或条款模糊。首先，应进行详尽的市场调查和资信评估，包括对承包商的资质、过往业绩、财务状况及履约能力进行全面审查，避免“劣质承包商”中标后无力执行。其次，要明确项目目标与技术要求，确保招标文件、设计图纸与合同条款高度一致，防止后期因理解偏差导致争议。
特别值得注意的是，合同文本必须专业严谨。建议聘请具有工程背景的法律顾问参与起草，重点关注以下条款：
- 工程范围界定：清晰列明工作内容、边界和排除项，避免“模糊地带”被利用；
- 价款与支付方式：明确总价/单价、调价机制、预付款比例、进度款支付节点及条件；
- 工期与违约责任：设定合理工期，区分不可抗力与人为延误的责任归属；
- 质量标准与验收程序：引用国家标准或行业规范，规定分阶段验收流程；
- 变更与索赔机制：建立书面变更审批制度，明确索赔时限与证据要求。
例如，在某市政道路改造项目中，因未在合同中明确“地下管线保护责任”，施工方误挖电缆导致停电事故，最终承担高额赔偿。此案例警示我们：细节决定成败，合同条款越细致，风险越可控。
二、合同履行中的动态管理：过程监控，及时纠偏
合同签订后，真正的挑战才刚刚开始。有效的合同管理体现在全过程跟踪与动态调整上。首先，建立合同台账系统，对每份合同的签订日期、关键节点、付款记录、变更情况等信息进行数字化管理，实现可视化追踪。这不仅能提升内部效率，还能为后续审计、结算提供依据。
其次，强化现场管理与沟通机制。项目经理应定期组织例会，协调设计、施工、监理三方，及时解决技术难题和资源冲突。同时，推行“日志+周报”制度，记录每日施工进展、材料进场、人员变动等，形成完整的过程证据链。一旦发现偏差（如进度滞后、质量不达标），立即启动预警机制，分析原因并制定纠偏措施。
此外，成本控制是合同管理的核心目标之一。建议采用“三控法”：预算控制（基于BIM模型模拟成本）、过程控制（按月审核实际支出）和结算控制（严格把关竣工结算）。某房地产开发公司在住宅楼项目中应用该方法，通过提前识别钢筋用量超标问题，优化配筋方案，节省成本约8%。
三、合同变更与索赔管理：合法合规，有据可依
工程建设过程中，变更是常态而非例外。但若处理不当，极易引发纠纷。正确的做法是建立标准化的变更流程：任何变更须由提出方填写《变更申请单》，经监理工程师确认、设计单位审核、建设单位批准后方可实施。所有变更必须形成书面文件，作为结算依据。
索赔管理同样重要。当一方因对方过错遭受损失时，应及时发出《索赔通知书》，说明事件经过、影响程度及计算依据。根据《建设工程施工合同（示范文本）》（GF-2017-0201），索赔应在事件发生后28天内提交，否则视为放弃权利。实践中，很多施工单位因忽视时效性而丧失索赔资格，教训深刻。
举个真实案例：某高速公路项目因业主提供的地质资料错误，导致桩基施工困难。承包商按程序提交索赔，提供第三方检测报告和专家论证意见，最终获得额外费用补偿近300万元。这说明：证据充分+程序合规=成功索赔。
四、争议解决机制：预防为主，化解为辅
即便再完善的合同，也难以完全避免争议。关键是构建多元化的争议解决机制。首选是协商谈判，通常能快速低成本解决问题。若协商不成，则依据合同约定选择仲裁或诉讼。我国《民法典》第509条规定，当事人应当按照约定全面履行义务，违反合同的一方应承担违约责任。
值得注意的是，近年来“调解先行”成为趋势。各地住建部门推广“合同争议调解委员会”，由行业专家组成，免费提供专业调解服务。例如，江苏省某市2023年调解成功率达76%，远高于传统诉讼效率。建议企业在合同中加入“争议调解条款”，体现合作诚意，也有利于维护长期合作关系。
五、信息化赋能：提升效率，增强透明度
随着数字技术发展，合同管理正迈向智能化。推荐使用专业的合同管理系统（如广联达、鲁班软件），实现电子签章、自动提醒、数据统计等功能。这些工具不仅能减少人工错误，还能生成多维度报表，辅助决策。
更进一步，可探索区块链技术应用于合同存证。通过哈希值固化关键条款，确保不可篡改，未来一旦发生争议，只需比对哈希值即可验证合同真实性，大幅提升司法效率。
结语：合同管理是项目成功的基石
建设工程合同管理绝非简单的文书工作，而是贯穿项目全生命周期的战略管理活动。它要求管理者具备法律意识、工程素养和商业敏感度。唯有将风险前置、过程精细、机制健全，才能真正实现“控成本、保质量、促进度”的目标。对于从业者而言，持续学习最新法规、借鉴优秀实践、善用科技工具，是提升合同管理水平的必由之路。
