工程项目合同管理：如何有效控制风险与提升执行效率
在当今复杂多变的建筑与工程行业中，工程项目合同管理已成为决定项目成败的核心环节。一份清晰、严谨且可执行的合同不仅是各方权利义务的法律保障，更是项目顺利推进、成本可控、风险可防的关键工具。然而，许多企业在实际操作中仍存在合同条款模糊、履约监管缺失、变更管理混乱等问题，导致工期延误、成本超支甚至法律纠纷频发。
一、工程项目合同管理的重要性
工程项目合同管理贯穿项目全生命周期，从立项、招标、签约到实施、验收和结算，每一阶段都离不开合同的有效支撑。其重要性体现在以下三个方面：
- 明确权责边界：合同是界定业主、承包商、设计单位、监理单位等多方责任的基础文件，避免因职责不清引发推诿扯皮。
- 控制项目风险：通过合同中的违约条款、担保机制、保险要求等，提前识别并转移潜在风险，如工期延误、材料涨价、政策变动等。
- 保障资金安全：合同中约定付款条件、进度款审核机制及质量保证金比例，有助于防止工程款滥用或拖欠，确保企业现金流稳定。
二、工程项目合同管理的主要流程
一个科学的合同管理体系应包含以下几个核心步骤：
1. 合同策划与编制
在项目启动初期，需由专业法务、造价工程师和技术负责人共同参与合同起草。重点包括：
- 明确项目范围（Work Breakdown Structure, WBS）；
- 设定合理的工期节点与里程碑；
- 细化付款方式（预付款、进度款、竣工结算款）；
- 引入争议解决机制（仲裁或诉讼）；
- 设置不可抗力条款和价格调整机制。
2. 合同评审与审批
合同文本完成后必须经过多级审核，建议建立“三审制”：
- 技术部门评估可行性与合规性；
- 财务部门核查预算匹配度与支付能力；
- 法务部门审查合法性与风险防控条款。
对于重大合同（如超过500万元），应组织专项会议进行集体决策，并形成书面纪要备案。
3. 合同签订与归档
正式签署前，确保所有签字盖章齐全，使用电子签章系统的应同步保存原始数据。同时，建立统一的合同档案管理系统，实现：
- 电子化存档（PDF+扫描件）；
- 版本控制（区分初稿、终稿、修订版）；
- 权限分级访问（仅授权人员可查阅关键条款）。
4. 履约过程监控
合同执行阶段是最容易出问题的环节。建议采用信息化手段强化过程管控：
- 建立合同台账，动态更新履约进度；
- 设置预警机制（如付款逾期、工期滞后超过7天自动提醒）；
- 定期召开合同履约例会，协调解决现场矛盾。
5. 变更与索赔管理
工程实践中，变更不可避免。必须建立规范的变更流程：
- 发起方提交书面变更申请；
- 项目部组织技术经济论证；
- 报请业主/监理审批；
- 补充协议签订后方可实施。
索赔处理同样需有据可依，常见索赔类型包括：
- 工期顺延（因天气、政策、图纸延迟等）；
- 费用补偿（材料涨价、人工费上涨）；
- 设计优化带来的收益分配。
6. 合同终结与绩效评价
项目结束后，及时完成合同清算工作，包括：
- 核对已完成工程量与结算金额；
- 退还质保金（如有）；
- 收集履约反馈，形成合同执行报告。
该报告可用于后续招投标评分、供应商评级以及内部风控改进。
三、常见问题与应对策略
1. 条款模糊导致争议
典型表现：对“隐蔽工程验收标准”、“材料品牌等级”等未明确定义，易引发扯皮。
对策：使用标准化模板（如FIDIC、中国建设工程施工合同范本），并在附件中列出详细技术规格书。
2. 履约监督不到位
现象：项目经理只关注施工进度，忽视合同履行细节，如签证单漏签、资料不齐。
对策：设立专职合同管理员，每日记录履约情况，纳入绩效考核体系。
3. 信息孤岛阻碍协同
问题：财务、采购、施工各自为政，合同状态无法实时共享。
对策：部署BIM+ERP集成平台，打通合同、进度、成本、物资四大模块，实现数据联动。
4. 法律意识薄弱
错误认知：认为只要签了字就万事大吉，忽视合同履行中的法律风险。
对策：定期开展合同法培训（每年不少于两次），邀请律师解读典型案例。
四、数字化转型助力高效管理
随着建筑业数字化进程加速，传统纸质合同管理模式已难以满足现代项目需求。推荐应用以下工具：
- 合同管理系统（CMS）：实现合同全生命周期在线管理，支持电子签名、自动提醒、风险预警等功能。
- BIM模型嵌入合同条款：将三维模型与合同清单关联，精准控制工程量，减少虚报冒领。
- 区块链存证技术：用于关键节点（如验收、付款）的数据上链，增强证据效力，防范篡改。
某央企基建公司引入CMS系统后，合同审批周期缩短40%，索赔处理效率提升60%，年度合同纠纷率下降至0.8%。
五、结语：构建可持续的合同管理体系
工程项目合同管理不是一次性的事务，而是一个持续优化的过程。企业应从制度建设、人才培养、技术赋能三个维度发力，逐步建立起以风险为导向、以数据为基础、以执行力为核心的专业化管理体系。唯有如此，才能真正发挥合同的价值——不仅是一纸文书，更是项目成功的基石。
