工程洽商管理怎么做才能确保项目顺利推进？

在工程项目管理中，工程洽商是连接设计、施工与合同执行的关键环节。它不仅关乎成本控制、工期优化，更直接影响项目的质量与合规性。然而，许多项目团队在实际操作中仍面临洽商流程混乱、责任不清、资料缺失等问题，导致后期争议频发、成本失控。那么，工程洽商管理究竟该如何科学开展？本文将从定义、核心流程、常见问题、解决方案及数字化实践五个维度，系统解析如何构建高效、透明、可追溯的工程洽商管理体系，助力项目实现高质量交付。

一、什么是工程洽商管理？

工程洽商是指在施工过程中，因设计变更、现场条件变化、材料替代或合同条款调整等原因，由建设单位、施工单位、监理单位及相关方就技术方案、工程量、价格等事项进行协商，并形成书面确认的过程。它是项目实施阶段动态调整的重要手段，也是合同履约管理的核心组成部分。

工程洽商的本质是“多方共识+书面固化”。其价值体现在：一是保障工程按最优方案推进；二是明确各方权责，规避法律风险；三是为竣工结算提供真实依据。若管理不当，可能导致成本超支、工期延误甚至引发诉讼纠纷。

二、工程洽商管理的五大核心流程

1. 洽商发起与申请

任何一方（通常为施工单位）发现需调整原计划时，应第一时间填写《工程洽商申请表》，详细说明变更原因、涉及范围、影响程度及建议方案。该表格需附带必要的图纸、照片、检测报告等支撑材料，确保信息完整、可追溯。

2. 审核与评估

由项目部牵头组织多部门会审：技术部门评估可行性，预算部门测算成本影响，进度部门分析工期延误风险，法务部门审核是否符合合同约定。此环节必须形成会议纪要，记录各方意见和结论，避免口头承诺。

3. 签署与确认

洽商内容经批准后，由建设单位、施工单位、监理单位三方签署《工程洽商记录单》，加盖公章生效。关键点在于：① 明确变更内容、数量、单价及总价；② 标注生效日期与适用范围；③ 双方签字代表须具有授权资质。

4. 执行与监督

洽商一旦生效，即纳入施工计划。项目部需指定专人跟踪执行情况，确保按约实施。监理单位负责过程检查，发现问题及时纠正。若执行偏差超过5%，应重新启动洽商程序。

5. 归档与结算准备

所有洽商文件须按编号归档至项目档案库，电子版同步上传至项目管理系统。这是竣工结算的必备资料，也是审计抽查的重点对象。未归档的洽商视为无效，不得计入工程价款。

三、常见问题与典型误区

1. 流程不规范，随意性大

部分项目存在“先干后补”现象，口头答应变更后再补签文件，造成责任不清。例如某市政项目因临时调整管线走向未及时办理洽商，后期被审计认定为违规支出，损失数十万元。

2. 材料缺失，证据链断裂

很多洽商申请仅凭简单描述，缺乏图纸、影像、第三方证明等支撑材料，一旦发生争议，难以举证。如某房建项目因未留存施工前现场照片，导致墙体开裂责任无法界定。

3. 跨部门协作低效

技术、预算、法务等部门各自为政，审批周期长。有的项目洽商平均耗时30天以上，严重影响施工节奏。究其原因，是缺乏统一平台协同作业机制。

4. 忽视动态更新

洽商生效后未同步更新BIM模型或施工图，导致后续施工人员误用旧版本，引发返工。某地铁项目因未更新隧道断面尺寸，造成结构冲突，直接损失80万元。

5. 结算阶段遗漏处理

竣工后未对所有洽商进行梳理汇总，导致结算漏项。据统计，约30%的工程结算争议源于洽商资料不全或未入账。

四、高效工程洽商管理的五大策略

1. 建立标准化模板与制度

制定《工程洽商管理办法》，明确流程、时限、责任分工。使用统一格式的申请表、记录单、审批表，减少人为差异。建议设置“洽商闭环率”指标，纳入项目考核。

2. 强化事前预防与风险识别

开工前组织专项交底，识别潜在变更点（如地质条件、政策变动、材料波动）。建立“变更预警机制”，对高风险因素提前介入，降低突发洽商频率。

3. 推行信息化管理工具

采用项目管理软件（如广联达、鲁班、钉钉宜搭等）实现线上申报、审批、存档全流程数字化。支持移动端拍照上传、自动提醒节点、权限分级管控，大幅提升效率。

4. 设立专职洽商管理员

每个项目配置1名具备造价、技术背景的洽商管理员，负责全过程统筹，避免多头管理。其职责包括：收集申请、组织评审、跟踪执行、归档整理、对接结算。

5. 定期复盘与知识沉淀

每月召开洽商分析会，统计高频变更类型、金额分布、责任人归属。形成《月度洽商趋势报告》，用于指导下一阶段成本控制与设计优化。

五、数字化转型下的工程洽商新实践

随着BIM、AI、区块链等技术的应用，工程洽商正迈向智能化管理：

• BIM辅助决策：通过三维模型模拟变更影响，提前发现碰撞问题，减少现场变更次数。
• 电子签名与区块链存证：使用可信电子签章系统，确保洽商文件不可篡改，提升法律效力。
• AI智能审核：基于历史数据训练模型，自动识别异常洽商（如金额突增、频繁修改），辅助风控。
• 云平台集成：打通ERP、财务、档案系统，实现洽商数据实时共享，避免信息孤岛。

例如，某央企基建项目引入智能洽商系统后，平均审批时间从15天缩短至3天，错误率下降70%，结算准确率提升至98%以上。

六、结语：工程洽商不是麻烦，而是机遇

优秀的工程洽商管理不是被动应对问题，而是主动优化资源配置、提升项目价值的过程。它要求管理者具备前瞻性思维、严谨执行力与数字化能力。唯有将洽商视为项目生命线而非负担，才能真正实现从“事后补救”到“事前预防”的转变，推动工程建设向精细化、智慧化迈进。