工程项目合同管理怎么做才能确保项目顺利推进？

在当今竞争激烈的建筑与工程行业中，工程项目合同管理已成为决定项目成败的关键环节。一份严谨、科学的合同不仅能够明确各方权责，还能有效规避风险、控制成本、提升效率。然而，许多企业在实际操作中仍存在合同条款模糊、执行不到位、变更管理混乱等问题，导致工期延误、成本超支甚至法律纠纷。那么，工程项目合同管理究竟该如何做才能确保项目顺利推进？本文将从合同全生命周期管理、关键控制点、常见问题及解决方案等方面进行深入剖析，为企业提供一套系统化、可落地的合同管理策略。

一、合同签订前的准备工作：奠定成功基础

合同管理的第一步是“防患于未然”。在正式签署合同之前，必须进行充分的前期准备，这是确保后续执行顺畅的前提。

1. 明确项目目标与需求

项目经理需与业主方深入沟通，全面梳理项目的功能定位、技术标准、进度要求和预算范围，形成清晰的《项目需求说明书》。这不仅是合同谈判的基础，也为后期履约提供了基准依据。

2. 严格资信审查与风险评估

对合作方（包括分包商、供应商）进行详尽的资质审核，核查其营业执照、安全生产许可证、过往业绩及信用记录。同时，采用SWOT分析法或风险矩阵工具识别潜在风险点，如政策变动、材料价格波动、不可抗力等，并制定初步应对预案。

3. 草拟并优化合同文本

建议由专业法律顾问参与起草合同，确保条款合法合规、逻辑严密。重点关注以下核心内容：工程范围界定、质量标准与验收程序、付款方式与节点、违约责任、争议解决机制、知识产权归属以及保密义务。对于复杂项目，应考虑引入FIDIC（国际咨询工程师联合会）标准合同范本作为参考。

二、合同履行阶段的核心管控：动态监控与闭环管理

合同一旦生效，进入执行阶段，此时的管理重点在于“过程控制”与“信息透明”。企业应建立以信息化平台为核心的动态管理体系。

1. 建立合同台账与数字化归档

利用ERP系统或专用合同管理软件（如SAP、Oracle Contract Management），对所有合同进行统一编号、分类存储，实现电子化归档与版本控制。每个合同应关联项目计划、采购订单、进度报表等数据，形成完整的业务闭环。

2. 设定关键履约节点与预警机制

根据项目里程碑，分解合同条款为可量化的履约指标（如每月完成工程量、设备到场时间）。设置自动提醒功能，在临近节点时向责任人发送通知，避免遗漏。同时，设定红黄蓝三级预警机制：红色表示严重滞后，黄色提示潜在风险，蓝色为正常状态。

3. 强化变更管理流程

工程变更是常态，但必须规范化处理。任何变更须经三方（业主、承包商、监理）书面确认，并填写《变更申请单》，注明原因、影响范围及费用调整。重大变更应重新评审合同总价和工期，必要时补充协议。严禁口头约定或擅自施工。

4. 定期开展履约审计与绩效评估

每季度组织内部审计小组对合同执行情况进行检查，重点核查资金使用是否合规、进度是否按计划推进、质量是否达标。通过KPI指标（如合同履约率、索赔发生率）量化评价团队表现，及时纠偏。

三、合同收尾与后评估：总结经验，持续改进

项目竣工不代表合同管理结束，相反，这是沉淀知识、优化流程的重要契机。

1. 全面结算与资料归档

严格按照合同约定完成最终结算，核对工程量、签证单、发票等原始凭证，确保无遗漏。所有合同文件（含变更记录、会议纪要、影像资料）应整理成册，移交档案室长期保存，便于未来查阅或诉讼举证。

2. 开展合同执行后评估

组织项目复盘会，邀请财务、技术、法务等部门参与，分析合同执行中的亮点与不足。例如：哪些条款设计合理？哪些风险被低估？是否有重复性问题发生？形成《合同执行后评估报告》，作为下一项目合同模板优化的依据。

3. 建立优秀案例库与培训体系

将成功案例纳入企业知识管理系统，提炼标准化操作手册。定期对项目经理、商务人员开展合同管理专项培训，提升全员风险意识与实操能力。

四、常见误区与解决方案：避坑指南

许多企业在合同管理中常犯以下错误，需特别警惕：

1. “重签约、轻执行”现象普遍

部分企业认为签完合同就万事大吉，忽视日常监督。结果出现偷工减料、拖延工期等问题难以及时发现。解决方案：设立专职合同管理员，每日更新执行进度，每周提交简报。

2. 合同条款过于笼统

如“按图施工”“满足规范要求”等表述模糊，易引发争议。建议细化至具体技术参数、检测频率、验收标准，并附图纸索引编号。

3. 缺乏跨部门协作机制

技术部门只管施工，财务只管付款，造成信息割裂。建议成立“合同协同小组”，由项目经理牵头，联动技术、采购、财务、法务，定期召开联席会议。

4. 忽视法律文书形式要件

签字盖章不规范、授权委托书缺失、未公证等均可能导致合同无效。务必确保所有法律文件符合《民法典》规定，重要合同建议进行公证备案。

五、数字化转型助力高效管理

随着BIM、物联网、AI等新技术的发展，合同管理正迈向智能化时代。

1. BIM+合同协同平台

将BIM模型与合同条款绑定，实现可视化进度跟踪。例如，某高层住宅项目通过BIM模型自动比对实际施工与合同计划差异，提前发现钢筋绑扎滞后问题，节省工期15天。

2. 智能合同审查工具

使用AI合同审查软件（如DocuSign、Ironclad），自动识别敏感词、冲突条款、遗漏项，提高审查效率80%以上。

3. 区块链存证技术应用

对于重大工程，可将合同关键节点（如付款指令、验收签字）上链存证，确保数据不可篡改，增强信任度。

结语：构建全流程闭环管理体系

工程项目合同管理是一项系统工程，贯穿立项、执行到收尾的全过程。唯有将“事前预防、事中控制、事后总结”有机结合，辅以数字化工具赋能，才能真正实现降本增效、规避风险的目标。企业应从制度建设、人才培养、技术创新三个维度同步发力，打造专业化、精细化的合同管理体系，为项目高质量交付保驾护航。