工程项目的合同管理：如何确保项目顺利推进与风险可控
在现代工程项目中，合同不仅是法律关系的载体，更是项目成功实施的核心保障。有效的合同管理贯穿项目全生命周期，从招标、签约到履约、变更、索赔直至最终结算，每一个环节都直接影响项目的进度、成本和质量。因此，如何构建科学、系统的合同管理体系，成为工程项目管理者必须掌握的关键能力。
一、合同管理的重要性与核心目标
合同管理是工程项目管理中的基础性工作，其重要性体现在以下几个方面：
- 明确权责边界：通过合同条款清晰界定业主、承包商、监理、供应商等各方的权利与义务，避免因职责不清引发纠纷。
- 控制项目风险：识别潜在风险点（如工期延误、质量缺陷、付款延迟等），并通过合同条款设置防范机制，如违约金、担保、保险等。
- 保障资金安全：合理设置付款条件和节点，防止超付或拖欠，确保项目资金流健康运行。
- 促进沟通协调：合同作为双方共识的书面体现，有助于在争议发生时提供依据，减少无效沟通，提升协作效率。
合同管理的核心目标是实现“合法合规、权责对等、过程可控、结果可溯”，从而保障项目按计划高质量交付，同时维护企业合法权益。
二、合同管理的关键流程与实务操作
1. 合同策划阶段：前置规划，奠定基础
合同策划应早于正式谈判前进行，重点包括：
- 确定合同类型：根据项目性质选择总价合同、单价合同、成本加酬金合同等，每种类型适用场景不同。例如，设计深度明确的项目适合总价合同；工程量不确定则宜采用单价合同。
- 编制标准合同模板：企业应建立内部标准化合同范本库，涵盖通用条款、专用条款、附件清单等，提高效率并降低法律风险。
- 风险识别与分配：基于项目特点（如地质条件复杂、政策变动频繁）预判风险，并通过合同约定合理分担责任。例如，在EPC总承包项目中，承包方承担设计与施工风险，而业主承担政策及外部环境风险。
2. 合同签订阶段：严谨审核，防范漏洞
签约不是终点而是起点，需重点关注：
- 法律顾问参与：聘请专业律师对合同进行全面审查，特别关注争议解决方式（仲裁还是诉讼）、管辖地、不可抗力条款等敏感内容。
- 关键要素确认：如工程范围、工期节点、质量标准、验收程序、付款方式、违约责任等必须量化、具体化，避免模糊表述。
- 签署流程规范：确保授权签字人具备相应权限，留存完整的签署记录（电子签章或纸质原件），为后续追溯提供依据。
3. 合同履行阶段：动态监控，闭环管理
这是合同管理最复杂的部分，也是最容易出问题的环节。建议采取以下措施：
- 建立合同台账系统：使用信息化工具（如BIM+合同管理系统）实时跟踪合同执行状态，包括付款进度、工程量确认、变更签证等。
- 定期履约检查：每月召开合同执行会议，由项目经理、造价工程师、法务人员共同核查是否存在偏差（如进度滞后、质量不达标），及时预警。
- 变更管理规范化：所有变更必须经过审批流程（申请-评估-批准-备案），形成书面文件并同步更新合同文本，杜绝口头承诺导致的扯皮现象。
- 资料归档制度化：工程日志、影像资料、隐蔽工程验收记录、会议纪要等均需分类编号保存，作为结算和索赔的重要证据。
4. 合同收尾阶段：结算审计，总结经验
项目竣工后，合同管理进入收官阶段：
- 全面结算审核：对照合同条款逐项核对工程量、单价、计价方式，确保无遗漏、无虚报。必要时引入第三方审计机构进行独立复核。
- 遗留问题处理：如质保金返还、未完成事项清理、争议调解等，应在合同到期前妥善解决，避免长期挂账影响财务报表。
- 案例复盘与优化：组织项目团队复盘合同执行过程中的亮点与教训，提炼最佳实践，反哺未来项目合同模板改进。
三、常见问题与应对策略
1. 变更频繁，合同失控
原因：设计深化不足、现场情况变化快、沟通机制缺失。
对策：设立专职变更管理员，实行“先审批后实施”原则；利用数字化平台可视化呈现变更影响（如成本增加、工期延长），辅助决策。
2. 付款争议频发
原因：支付节点不清、发票延迟、质量异议未解决。
对策：合同中明确付款前提条件（如完工验收合格+提交完整资料），推行“月度支付计划+季度考核挂钩”机制，增强约束力。
3. 索赔处理被动
原因：证据意识薄弱、索赔时效把握不准、缺乏专业支持。
对策：日常积累有效证据链（邮件、会议纪要、照片、检测报告）；设立索赔响应小组，接到通知后7日内出具初步意见，防止超过法定时效。
四、数字化转型助力高效合同管理
随着信息技术发展，传统手工管理模式已难以满足复杂项目需求。建议推广以下数字化工具：
- 合同管理系统（CMS）：集成合同起草、审批、执行、变更、归档全流程，支持移动端办理，提升协同效率。
- BIM+合同联动：将BIM模型与合同工程量数据打通，自动比对实际施工与预算差异，提前发现偏差。
- 智能风控模块：基于AI分析历史合同数据，预测违约概率、付款风险，辅助管理层做出前瞻判断。
- 电子签章与区块链存证：确保合同签署真实有效，防篡改，符合《电子签名法》要求。
五、结语：合同管理是项目成功的基石
工程项目的合同管理绝非简单的文书工作，而是融合了法律、财务、技术和管理的综合性实践。只有建立起全流程、全周期、全要素的管理体系，才能真正发挥合同的价值——既保护各方权益，又推动项目高质量落地。对于企业而言，加强合同管理人员的专业培训、完善制度建设、拥抱数字技术，是迈向卓越项目管理的必由之路。
