工程洽商管理怎么做才能高效协同与风险控制？

在工程建设领域，工程洽商是项目执行过程中不可或缺的一环。它是指在施工过程中，因设计变更、现场条件变化、合同条款调整等原因，由建设单位、施工单位、监理单位等多方协商一致后形成的书面记录或协议。有效的工程洽商管理不仅能保障项目顺利推进，还能规避潜在的法律纠纷和经济损失。那么，工程洽商管理到底该如何做，才能实现高效协同与风险控制呢？本文将从定义、重要性、流程规范、常见问题及解决方案、数字化工具应用等方面深入探讨。

一、什么是工程洽商管理？

工程洽商管理是指对工程项目实施过程中所有涉及合同内容调整、技术方案变更、工程量增减等事项进行系统化识别、评估、审批、记录和跟踪的全过程管理活动。其核心目标是确保变更合法合规、责任清晰、资料完整，并能有效服务于成本控制、进度管理和质量保障。

工程洽商通常以《工程洽商记录表》《设计变更通知单》等形式体现，是项目竣工结算、审计、索赔的重要依据。若管理混乱，极易导致“口头承诺”“事后补签”等问题，引发争议甚至诉讼。

二、为什么说工程洽商管理至关重要？

1. 保障工程质量与安全：合理的洽商可以及时应对突发情况（如地质异常、材料短缺），避免盲目施工造成返工或安全隐患。

2. 控制项目成本：通过科学评估变更影响，防止无效支出；同时为后期结算提供准确数据支撑。

3. 提升协作效率：统一标准和流程有助于各方快速响应，减少扯皮现象，增强团队信任。

4. 防范法律风险：完善的洽商档案可作为证据链，在发生纠纷时保护各方合法权益。

5. 促进项目闭环管理：从立项到交付，洽商贯穿始终，是实现精细化管理的关键环节。

三、工程洽商管理的核心流程与规范操作

一套成熟高效的工程洽商管理体系应包含以下五个阶段：

1. 洽商发起

由施工单位、监理单位或建设单位根据实际情况提出申请，填写《工程洽商申请表》，明确变更原因、内容、范围、预计费用影响及必要性说明。建议附上现场照片、图纸对比、专家意见等佐证材料。

2. 初步审核

项目部组织技术、预算、安全等部门进行内部评审，判断是否属于合理变更，是否存在重复申报、超范围变更等情况。此步骤需形成会议纪要或书面意见。

3. 多方会审与确认

召开专题协调会，邀请设计院、监理、造价咨询单位共同参与，对技术可行性、经济合理性、工期影响等进行全面论证。达成一致后签署《工程洽商确认单》，明确各方责任与时间节点。

4. 正式签批与归档

按公司制度报批至项目经理、总工、分管领导直至总经理，逐级签字确认。完成后上传至项目管理系统，生成唯一编号并纳入档案袋，做到“一事一档”，便于追溯。

5. 执行监督与闭环反馈

施工单位按洽商结果组织实施，监理全程旁站监督；完工后由项目部组织验收，确认效果达标方可关闭该洽商项。若未达预期，需重新启动变更程序。

四、常见问题及应对策略

1. 洽商随意性强，缺乏前置审批

问题表现：部分项目存在“先干后报”“边干边谈”的现象，导致无法追责、费用失控。

解决办法：建立“无审批不施工”原则，严禁擅自变更。推行事前申报制，设立预警机制，一旦发现违规立即停工整改。

2. 变更内容模糊不清，责任边界不明

问题表现：洽商描述笼统（如“局部调整”“优化做法”），容易引发歧义。

解决办法：采用标准化模板，细化变更部位、工艺、材料品牌规格、工程量清单等要素，必要时附CAD图纸标注或BIM模型截图。

3. 跨部门协作低效，流程冗长

问题表现：洽商流转常卡在某环节（如财务审核滞后），延误工期。

解决办法：制定《洽商办理时限表》，明确各节点责任人和完成时间（如：技术审核≤2日，预算复核≤3日）；推广线上审批平台缩短沟通链条。

4. 缺乏信息化支撑，纸质文件易丢失

问题表现：传统手工台账难以集中管理，查找困难，审计时难以提供完整证据链。

解决办法：引入工程管理软件（如蓝燕云）实现电子化留痕，自动提醒待办事项，支持多终端查看与权限分级管理。

五、数字化转型：用科技赋能工程洽商管理

随着建筑业向数字化、智能化迈进，传统人工管理模式已难以满足复杂项目的精细化要求。越来越多的企业开始借助信息化工具提升洽商管理水平。

典型应用场景包括：

• 在线提交与审批：通过手机App或网页端提交洽商申请，自动推送至相关责任人，实时查看进度状态。
• 版本比对与历史追踪：系统自动保存每次修改记录，方便回溯变更轨迹，防止篡改。
• 集成预算与合同模块：洽商金额自动关联合同条款，触发预警机制（如超出预算阈值）。
• 移动端拍照上传：现场人员可即时拍摄问题点位并上传，辅助决策更精准。
• 大数据分析辅助决策：汇总历年洽商数据，识别高频变更类型（如防水、机电）、区域分布，指导未来设计优化。

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六、结语：构建科学体系，迈向高质量发展

工程洽商管理不是简单的文书工作，而是连接设计、施工、成本、进度等多个维度的专业能力体现。一个优秀的工程洽商管理体系，应该具备“事前预防、事中控制、事后闭环”的全周期思维，结合制度规范与技术创新，才能真正发挥其价值。

未来，随着AI、物联网、区块链等新技术的应用，工程洽商管理将进一步走向智能、透明、可信。建筑企业应主动拥抱变革，将洽商管理纳入战略层面统筹规划，为企业稳健发展筑牢根基。