工程项目合同管理怎么做才能确保项目顺利推进？
在工程建设领域，合同不仅是各方权利义务的法律凭证，更是项目执行的核心依据。然而，许多工程项目因合同管理不到位而引发纠纷、延误工期甚至造成重大经济损失。那么，工程项目合同管理究竟应该如何做，才能真正发挥其保障作用，确保项目顺利推进？本文将从合同全生命周期管理、关键风险点控制、数字化工具应用等多个维度，系统解析工程项目合同管理的实践路径。
一、明确合同管理的目标与原则
首先，必须清晰界定合同管理的目标：确保合同条款合法合规、执行到位；降低履约风险；促进各方高效协作；最终实现项目目标（进度、成本、质量）。为此，应遵循以下基本原则：
- 合法性原则：所有合同内容必须符合《民法典》《建筑法》《招标投标法》等法律法规要求。
- 全面性原则：覆盖合同起草、审批、签署、履行、变更、终止全过程。
- 动态监控原则：建立定期检查机制，及时发现并处理履约偏差。
- 协同管理原则：推动工程、财务、法务、采购等部门联动，形成合力。
二、合同全生命周期管理流程
工程项目合同管理是一个动态循环过程，可分为六个阶段：
1. 合同策划与立项
在项目初期，需根据工程规模、技术复杂度、投资来源等因素确定合同类型（如EPC、施工总承包、专业分包等），并制定合同管理策略。建议成立专项小组，由项目经理牵头，法务和造价人员参与，提前识别潜在风险点。
2. 合同谈判与起草
此阶段是控制风险的关键环节。应重点审查以下内容：
- 工程范围是否清晰界定，是否存在模糊地带；
- 付款条件是否合理，是否设置阶段性节点考核；
- 违约责任是否对等，是否包含不可抗力条款；
- 争议解决方式（仲裁/诉讼）及管辖地是否明确。
建议使用标准化模板库，并结合项目特点进行个性化调整，避免“千篇一律”的合同文本。
3. 合同审核与审批
建立多级审批制度，通常包括：
- 业务部门初审（工程技术、预算）；
- 法务合规审查（法律风险、条款有效性）；
- 财务部门评估（资金安排、税务影响）；
- 高层领导终审（战略匹配度、重大风险决策）。
特别注意：涉及外资或政府项目的合同，还需通过外事、审计等专项审批。
4. 合同签署与归档
签署前确认：
- 双方授权代表身份真实有效；
- 签字盖章齐全且无涂改；
- 电子合同具备法律效力（符合《电子签名法》）。
签署后立即归档，并录入合同管理系统，设置提醒功能（如付款日、验收日）。
5. 合同履行与监督
这是合同管理最易出问题的环节。需建立“三查”机制：
- 日常检查：每周核查进度款支付、材料进场、质量安全记录；
- 专项检查：每月组织一次履约评估会议，分析偏差原因；
- 第三方审计：对重大合同引入独立机构进行履约审计。
同时，设立合同履约台账，详细记录每次变更、索赔、争议事项，做到有据可查。
6. 合同变更与终止
工程变更是常态，但必须规范操作：
- 提出方填写《变更申请表》，说明理由、影响范围及费用估算；
- 组织专家评审会，评估技术可行性与经济合理性；
- 签订补充协议，重新明确权利义务；
- 更新合同管理系统数据，通知相关方。
对于终止合同的情况，要依法依约处理剩余款项、设备移交、资料归档等问题，防止遗留纠纷。
三、常见风险及应对策略
根据行业调研，工程项目合同管理中最常见的五大风险包括：
1. 条款不严谨导致权责不清
例如：“按图施工”未定义图纸版本，“竣工日期”未约定具体标准（如完工还是验收）。对策：使用专业术语标准化词典，必要时请律师参与条款细化。
2. 履约过程缺乏闭环管理
常见现象：甲方催促付款，乙方拖延交付；监理单位不及时签认。对策：推行“节点+奖惩”机制，每项工作设责任人和完成时限。
3. 变更管理混乱
未经审批擅自变更设计或工艺，造成成本失控。对策：建立变更分级审批制度（一般变更由项目部批准，重大变更需公司总部审批）。
4. 索赔处理不当
承包方未能及时提交索赔资料，导致权益受损。对策：设置“索赔窗口期”，如收到不利事件后7日内必须书面通知，否则视为放弃。
5. 合同档案缺失
项目结束后找不到原始合同或变更文件，影响结算和审计。对策：实行“一合同一档案袋”，纸质+电子双备份，专人保管。
四、数字化转型赋能合同管理
传统手工管理模式效率低、易出错，现代企业正加速向数字化转型。推荐采用以下工具：
- 合同管理系统（CMS）：实现合同全流程线上化，自动提醒到期、付款、验收等关键节点。
- 电子签章平台：支持远程签署，提升效率，符合《电子签名法》要求。
- BIM+合同集成：将合同中的工程量清单与BIM模型关联，实时对比实际进度与计划差异。
- AI辅助审查：利用自然语言处理技术自动识别合同中的高风险条款（如模糊表述、霸王条款）。
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五、结语：构建可持续的合同管理体系
工程项目合同管理不是一次性任务，而是贯穿项目始终的持续改进过程。企业应以制度为基础、以技术为支撑、以人才为核心，逐步建立起科学、高效、透明的合同管理体系。唯有如此，才能在日益激烈的市场竞争中赢得先机，保障工程项目的高质量交付与长期价值实现。
