建筑 工程合同管理怎么做才能有效控制风险与成本？
在建筑行业中，工程合同是项目运作的法律基石，也是连接建设单位、施工单位、设计单位及其他相关方的核心纽带。一个科学、严谨、高效的建筑工程合同管理体系，不仅能够明确各方权责，还能显著降低项目执行过程中的法律风险、工期延误和成本超支问题。那么，建筑 工程合同管理到底该如何做？本文将从合同前期准备、签订过程、履行监控到争议处理等全流程出发，深入探讨如何构建一套行之有效的合同管理体系，助力工程项目安全、高效、合规推进。
一、合同管理的重要性：不只是纸面约定，更是项目成败的关键
许多建筑企业往往认为合同只是形式上的文件，签订后便束之高阁。然而，大量实践表明，合同管理不善是导致工程纠纷、成本失控、工期滞后甚至项目失败的主要原因之一。根据中国建筑业协会发布的调研数据，超过60%的工程索赔事件源于合同条款不清或执行不到位。因此，必须将合同管理视为贯穿项目全生命周期的战略性工作，而非单纯的事务性操作。
二、合同管理的核心流程：五大阶段缺一不可
1. 合同策划与风险识别（前期准备）
在正式签署前，应由法务、技术、预算、采购等多部门联合参与合同评审。重点审查以下内容：
- 合法性与合规性：是否符合《民法典》《招标投标法》《建设工程质量管理条例》等法律法规；
- 条款完整性：是否涵盖工程范围、质量标准、付款方式、工期节点、违约责任、变更程序、争议解决机制等关键要素；
- 风险预判：是否存在模糊表述（如“合理期限”、“按需调整”），是否对不可抗力、政策变化、市场波动等外部因素有应对方案；
- 商务合理性：价格是否公允，付款节奏是否匹配工程进度，是否存在显失公平的霸王条款。
2. 合同签订与归档（规范执行）
签订环节要确保程序合法、文本准确、签署齐全。建议：
- 使用标准化合同模板（如住建部推荐范本），并根据项目特点进行个性化修订；
- 实行“双签制”，即公司法定代表人或授权代表签字 + 法定代表人章或合同专用章；
- 建立电子化合同管理系统，实现版本控制、审批留痕、权限分级，防止篡改与丢失；
- 同步完成合同备案（如涉及政府投资项目或重大公共工程）。
3. 合同履行与动态监控（过程控制）
这是合同管理最易被忽视但最关键的环节。必须设立专人负责跟踪执行情况，包括：
- 进度履约：对照施工计划检查实际进度是否滞后，及时预警并协调资源；
- 质量履约：依据合同约定的质量标准开展阶段性验收，保留影像资料和书面记录；
- 付款履约：严格审核工程量清单与支付申请，避免提前付款或超付；
- 变更管理：所有设计变更、签证、现场指令均须通过正式流程审批，并形成书面补充协议；
- 文档管理：建立合同台账，分类归档原始合同、补充协议、往来函件、会议纪要等。
4. 合同变更与索赔处理（灵活应对）
工程建设过程中不可避免会发生变更，若处理不当极易引发争议。应做到：
- 建立“先审批后实施”的变更机制，严禁口头承诺或擅自施工；
- 制定索赔响应机制，收到索赔通知后应在规定时间内（通常7-14天）组织评估并回复；
- 运用BIM技术辅助可视化变更分析，提高争议处理的专业性和说服力；
- 鼓励采用调解、仲裁等非诉讼方式解决纠纷，减少司法成本。
5. 合同收尾与总结（闭环管理）
项目竣工后，应及时完成合同结算、质保金退还、档案移交等工作，同时进行复盘：
- 统计合同执行偏差率（如工期延误天数/合同总工期）；
- 分析主要风险点及应对效果；
- 提炼经验教训，更新企业内部合同管理手册和案例库。
三、信息化赋能：用数字化工具提升合同管理效能
传统手工管理模式效率低、易出错，难以满足现代大型复杂项目的精细化需求。建议引入以下系统：
- 合同管理系统（CMS）：实现从起草、审批、签署到履行、变更、归档的全流程线上化；
- 集成项目管理平台：与ERP、OA、BIM等系统打通，实现合同金额与实际支出自动比对；
- 智能提醒功能：对付款节点、验收时限、质保到期等关键事项设置预警；
- 数据分析模块：生成合同履约率、风险发生频次、成本偏差趋势图，辅助决策。
四、典型案例解析：某地铁站房项目合同管理成功实践
以某市地铁TOD综合开发项目为例，该项目合同金额达8.6亿元，涉及12家分包单位。通过建立“三级合同管理制度”——公司级统筹、项目部执行、班组落实，结合电子合同平台与每日进度日志制度，实现了：
- 合同履约率98.7%，远高于行业平均的85%；
- 全年无重大合同纠纷，节省潜在索赔费用约320万元；
- 通过定期合同审计发现并纠正了3处不合理付款条款，规避资金损失。
五、常见误区与避坑指南
- 误区一：重签订轻履行 —— 解决方案：设置专职合同管理员，每月编制《合同执行月报》；
- 误区二：忽视变更管理 —— 解决方案：推行“变更签证双确认制”，即监理+甲方共同签字生效；
- 误区三：合同归档混乱 —— 解决方案：采用PDF+扫描件双重备份，按编号统一存放于云端数据库；
- 误区四：缺乏专业人才 —— 解决方案：开展内部培训+外部认证（如PMP、CMA等），提升团队素养。
结语：建筑 工程合同管理不是终点，而是起点
优秀的合同管理不是追求完美无瑕，而是在动态变化中不断优化调整。它要求管理者具备全局视野、细节意识和危机预判能力。唯有将合同管理融入企业文化、嵌入业务流程、依托数字工具，才能真正实现从“被动应对”到“主动防控”的转变，为建筑企业的高质量发展提供坚实保障。
