工程结算管理办法怎么做才能确保高效与合规？
在建筑行业，工程结算不仅是项目管理的终点，更是企业财务管理、风险控制和信誉建设的关键环节。一个科学、规范、高效的工程结算管理办法，能够有效避免纠纷、提高资金周转效率、保障各方权益。然而，在实际操作中，许多企业仍面临结算周期长、资料不全、争议频发等问题。本文将深入探讨如何制定并执行一套行之有效的工程结算管理办法，从制度设计到流程优化，再到信息化手段的应用，为企业提供可落地的实践路径。
一、为什么要建立完善的工程结算管理办法？
工程结算作为工程项目从施工到收尾的核心环节，直接关系到企业的现金流安全、成本控制能力和市场竞争力。缺乏系统管理的结算流程，容易导致以下问题：
- 结算延迟：因资料不完整或审批流程繁琐，项目竣工后数月甚至一年无法完成结算，影响资金回笼。
- 成本失控：未及时核对工程量和变更签证，造成成本虚高或漏算，损害企业利润。
- 法律风险增加：结算依据不清、签字手续不全，易引发合同纠纷，甚至被列为诉讼证据。
- 内部协作低效：各部门职责不清、信息不对称，导致反复沟通、重复提交材料。
因此，建立一套标准化、数字化、责任明确的工程结算管理办法，已成为现代建筑企业管理升级的必然选择。
二、工程结算管理办法的核心构成要素
1. 明确组织架构与职责分工
高效的结算管理离不开清晰的责任体系。建议设立专门的结算管理小组（可由成本部牵头），明确以下角色职责：
- 项目经理：负责现场工程量确认、变更签证收集及初审，确保数据真实准确。
- 成本工程师：编制结算书、审核工程量清单、对比预算与实际支出，提出调整建议。
- 法务人员：审查结算条款合法性，规避潜在法律风险。
- 财务部门：核对支付进度、开具发票、办理付款手续，确保账实相符。
- 业主/监理单位：配合完成最终验收与签认，形成闭环。
通过岗位职责表（RACI矩阵）明确谁负责（Responsible）、谁批准（Accountable）、谁咨询（Consulted）、谁知情（Informed），可以极大减少推诿扯皮现象。
2. 制定标准化结算流程
流程标准化是提升效率的基础。建议采用“五步法”：
- 资料准备阶段：包括竣工图、隐蔽工程记录、设计变更单、签证单、材料价格确认单等，要求所有文件编号归档、电子化存档。
- 初步审核阶段：由成本工程师对照合同条款逐项核对工程量、单价、总价，发现问题及时反馈至项目部修正。
- 内部会审阶段：召集技术、商务、法务等部门联合评审，重点检查是否存在遗漏、错报、超付等情况。
- 外部确认阶段：提交给业主或第三方审计机构进行复核，必要时引入造价咨询公司出具独立意见。
- 结算签署与付款阶段：双方签字盖章后进入财务付款流程，同时生成结算台账用于后续统计分析。
每一步均应设定时间节点（如：初审不超过5个工作日，会审不超过3个工作日），并通过OA系统或项目管理软件实时跟踪进度。
3. 强化过程管控与节点控制
结算不是一次性动作，而是一个贯穿项目始终的过程管理。应设置关键节点控制机制：
- 月度结算：每月末对已完成工程量进行阶段性结算，便于动态掌握成本趋势。
- 分部分项结算：按楼栋、专业分包、单项工程分别结算，避免大包干带来的模糊性。
- 变更签证即时登记：每次变更发生时立即记录并同步更新结算依据，防止后期追溯困难。
- 预结算机制：对于重大变更或复杂结构，可在完工前进行预结算模拟，提前识别风险。
这种“过程留痕+节点把控”的方式，能显著降低结算争议概率。
三、信息化工具赋能结算管理
传统手工结算模式效率低下、易出错，必须借助信息化手段实现提质增效。推荐使用以下工具：
1. BIM+结算管理系统
基于BIM模型的工程量自动提取功能，可大幅减少人工计算误差。例如，某央企项目通过BIM平台实现钢筋、混凝土工程量一键导出，比传统方法节省约40%人力成本。
2. 项目管理软件（如广联达、鲁班、钉钉宜搭）
集成任务分配、进度跟踪、文档上传、审批流等功能，实现全流程线上化管理。员工可随时查看结算状态，管理层可实时监控整体进度。
3. 电子签章与区块链存证
推广电子签名技术，支持远程签署结算文件；结合区块链技术，确保数据不可篡改，为未来可能出现的审计或诉讼提供权威证据。
四、常见问题与应对策略
1. 结算资料缺失怎么办？
解决方案：建立“资料清单责任制”，每项资料指定责任人，实行“谁经手谁负责”。同时设置“资料预警机制”，当某类文件逾期未提交时，系统自动提醒相关人员。
2. 业主拖延结算怎么办？
对策：合同中应明确结算时限（如：验收合格后30日内完成结算），并约定违约金条款。若遇恶意拖延，可通过律师函或仲裁程序维权。
3. 内部部门推诿怎么办？
解决办法：推行绩效考核挂钩机制，将结算完成率纳入部门KPI，奖惩分明。同时定期召开跨部门协调会议，促进协同作战。
五、案例分享：某大型国企的成功实践
某省属建筑集团于2023年启动结算管理体系改革，主要举措包括：
- 成立专职结算办公室，配备6名专职人员；
- 上线智慧结算平台，实现全过程在线审批；
- 制定《结算管理办法实施细则》，细化至每个岗位的操作指南；
- 实施“月结+季评”机制，每季度通报各项目结算进度。
结果：全年平均结算周期从原来的98天缩短至45天，结算差错率下降70%，客户满意度提升至95%以上。该经验已被列入省级建筑业数字化转型典型案例。
六、未来趋势：智能化与绿色结算
随着AI、大数据的发展，工程结算正迈向智能化时代。例如：
- AI辅助审价：利用机器学习识别异常报价、重复计价等问题；
- 碳足迹核算：将环保指标纳入结算体系，鼓励绿色施工行为；
- 数字孪生应用：通过虚拟仿真预测结算偏差，提前干预。
这些新技术将进一步推动工程结算从“事后补救”向“事前预防”转变。
结语
工程结算管理办法并非一成不变的规则，而是需要根据企业发展阶段、项目特点和外部环境不断迭代优化的动态体系。只有将制度建设、流程规范、技术赋能与团队执行力有机结合，才能真正实现“快结算、准结算、稳结算”的目标，助力企业在激烈的市场竞争中赢得先机。
