工程项目合同管理怎么做？如何确保项目顺利执行与风险控制？
在工程建设领域，合同不仅是各方权利义务的法律依据，更是项目成功实施的核心保障。然而，许多工程项目因合同管理不善而陷入纠纷、延期甚至失败。那么，工程项目合同管理到底应该怎么做？本文将从合同签订前的准备、签订过程中的关键环节、履约阶段的风险控制以及后期的变更与结算管理等方面，系统性地阐述工程合同管理的全流程策略，帮助项目经理和企业构建科学、高效的合同管理体系。
一、合同管理的重要性：为什么不能忽视？
工程项目具有周期长、参与方多、投资大、风险高、技术复杂等特点，一旦合同条款模糊或执行不到位，极易引发成本超支、工期延误、质量争议等问题。据统计，超过60%的工程纠纷源于合同条款不清或执行偏差。因此，强化合同管理已成为提升项目执行力、规避法律风险、保障投资回报的关键举措。
二、合同管理全流程：从立项到竣工的闭环管控
1. 合同签订前：充分准备是基础
合同签订前的准备工作直接决定了后续履约的质量。首先，必须进行详尽的项目可行性分析和风险评估，明确项目目标、预算、工期及技术标准。其次，组织专业团队（如法务、造价、技术、商务）对招标文件、投标书、技术规格书等进行交叉审核，确保理解一致、无歧义。此外，建立标准化的合同模板库，根据项目类型（EPC、施工总承包、分包等）分类制定通用条款，并嵌入行业最新法规要求（如《民法典》合同编、住建部相关规范）。
2. 合同签订中：细节决定成败
合同签署不是简单盖章流程，而是多方博弈后的结果。关键点包括：
- 权责清晰：明确发包人、承包人、监理、供应商等各方责任边界，避免“甩锅”现象。
- 价款支付机制：设置分期付款节点（如预付款、进度款、竣工款），并配套质量保证金制度。
- 违约条款合理化：既要有约束力，又要具备可操作性，例如设定延迟交付赔偿率（如每日0.5‰）、质量返工责任划分等。
- 争议解决方式：优先选择仲裁而非诉讼，因其更高效、保密性强；若选择诉讼，则应明确管辖法院。
3. 履约阶段：动态监控与风险预警
合同生效后，管理重心转向执行监督。建议采用信息化工具（如BIM+合同管理系统）实现：
- 进度跟踪：将合同约定节点与实际施工进度对比，发现偏差立即预警。
- 变更控制：所有设计变更、现场签证必须走审批流程，形成书面记录并同步更新合同附件。
- 资金流监管：定期核对付款申请与实际完成工程量，防止虚报冒领。
- 质量合规检查：按合同约定标准开展材料验收、隐蔽工程验收，留存影像资料备查。
4. 合同履行结束：结算审计与归档
项目竣工后，合同管理并未终结。需重点做好三件事：
- 竣工结算审核：由第三方造价机构对照合同、图纸、变更单、签证单逐项核对，确保金额准确无误。
- 质保期管理：设立专人负责质保期内的问题响应与处理，避免保修责任推诿。
- 档案数字化归档：将纸质合同、补充协议、往来函件、会议纪要等全部扫描存档，便于未来审计或诉讼调阅。
三、常见问题与应对策略
1. 合同文本不严谨导致争议
案例：某市政工程因合同未明确“不可抗力”的定义，遭遇暴雨停工后双方就是否免责争执不下。解决方案：使用权威范本（如中国建设工程造价管理协会推荐版本），并在空白处填写具体情形（如自然灾害、政府行为等）。
2. 变更频繁但流程混乱
表现：现场随意变更、口头承诺代替书面文件。对策：实行“先审批、后施工”制度，所有变更须经项目负责人、总工、预算员三方签字确认，并录入合同管理系统留痕。
3. 资金支付滞后影响进度
原因：审批链条过长或财务部门未及时对接。建议：设置“月度付款计划表”，提前5个工作日发起申请，预留审批时间窗口。
四、数字化转型助力高效管理
传统手工管理模式效率低、易出错。现代工程项目正加速向数字化迈进：
- 电子合同平台：支持在线签署、自动提醒到期日、权限分级管理（如仅项目经理可修改关键条款）。
- 集成式项目管理软件：如广联达、鲁班、ProjectWise，可将合同条款与BIM模型联动，实现“合同-进度-成本”一体化管控。
- AI辅助审查：利用自然语言处理技术自动识别合同中的风险条款（如模糊措辞、遗漏条款），提升法务审核效率。
五、结语：合同管理是一项系统工程
工程项目合同管理绝非孤立环节，而是贯穿项目全生命周期的战略任务。只有从意识上重视、流程上规范、工具上创新、人员上培训，才能真正实现“签得好、管得住、用得活”。未来，随着建筑行业标准化、智能化发展，合同管理将成为衡量企业核心竞争力的重要指标之一。
