建设工程招投标合同管理怎么做？如何有效规范流程与防范风险？
在现代建筑行业中，建设工程招投标是项目启动的关键环节，而合同管理则是确保项目顺利实施的核心保障。一个科学、严谨的合同管理体系不仅能够明确各方权责、降低法律风险，还能提升工程效率和投资回报率。然而，在实际操作中，许多企业在招投标合同管理上存在诸多问题：如条款模糊、履约监督缺失、变更管理混乱等，这些问题往往导致工期延误、成本超支甚至法律纠纷。那么，建设工程招投标合同管理究竟该如何做才能实现全流程规范化、风险可控化和效益最大化？本文将从制度建设、流程优化、风险防控到数字化转型四个维度进行深入剖析，为企业提供可落地的操作指南。
一、为什么建设工程招投标合同管理至关重要？
建设工程具有周期长、投入大、参与方多、技术复杂等特点，决定了其合同管理必须高度专业化。根据《中华人民共和国招标投标法》及相关法规，中标通知书发出后，招标人与中标人应依法签订书面合同，且合同内容不得违背招标文件和中标人的投标文件。若合同管理不到位，极易引发以下风险：
- 法律合规风险：合同条款违反强制性规定（如低于成本价中标），可能导致合同无效或行政处罚。
- 履约争议风险：责任划分不清、质量标准不明确，易引发施工方索赔或业主拒付工程款。
- 成本失控风险：未建立变更控制机制，导致设计变更频繁、签证随意，造成预算外支出。
- 进度延误风险：付款条件不合理或验收流程滞后，影响施工节奏，拖慢整体工期。
因此，构建系统化的招投标合同管理体系，已成为企业提升核心竞争力的重要战略举措。
二、建设工程招投标合同管理的关键步骤
1. 合同编制阶段：精准对接招标文件与投标承诺
这是整个合同管理的基础环节。项目经理和技术负责人需逐条比对招标文件中的技术规范、商务条款与中标单位的投标文件，确保合同内容完全一致，避免“以标定约”后的差异引发争议。例如，某市政道路工程项目因未在合同中明确沥青铺设厚度要求，后期施工单位按最低标准执行，最终被监管部门责令返工并罚款50万元。
建议采用“三审制”：由法务初审（合法性）、工程部复核（技术可行性）、财务终审（经济合理性）。同时，引入第三方法律顾问参与重大项目的合同起草，提高专业性和预见性。
2. 合同签署阶段：严格程序+电子留痕
依据《民法典》第469条，书面形式是合同成立的基本要件。实践中常见问题包括：授权代表签字权限不明、盖章不规范、未及时备案等。为此，企业应制定统一的《合同签署审批流程图》，明确各节点责任人及时间节点，并使用电子签章系统（如e签宝、腾讯电子签）实现全过程留痕，防止伪造或篡改。
3. 合同履行阶段：动态监控+闭环管理
合同执行期间的风险最为集中。建议建立“月度履约评估机制”，涵盖进度、质量、安全、付款、变更五大维度，形成《合同履约台账》。对于关键节点（如基础完成、主体封顶、竣工验收），设置专项检查小组，提前识别潜在问题。
特别注意：变更管理是重中之重。任何设计调整、材料替换或工程量增减都必须走“申请-审批-记录-归档”四步流程，严禁口头约定或事后补签。某央企项目曾因临时增加钢结构用量未办理变更手续，导致结算时被审计部门认定为违规支出，损失达800万元。
4. 合同收尾阶段：全面验收+档案归档
工程竣工后，应及时组织多方联合验收（建设、监理、施工、设计单位），签署《竣工验收报告》，并同步完成工程款结算。所有合同相关资料（包括往来函件、会议纪要、签证单、影像资料）应按《建设工程文件归档规范》分类整理，形成完整的电子档案库，便于日后审计、诉讼或经验复盘。
三、合同管理中的典型风险与应对策略
1. 条款模糊型风险
表现：工期、付款比例、违约金计算方式等关键条款表述不清，易产生歧义。例如，“合理期限内完成”、“按进度支付”等措辞缺乏量化标准。
对策：使用标准化合同模板（如住建部推荐范本），并在通用条款基础上补充个性化条款；必要时聘请律师协助细化条款，确保每一项都有可执行依据。
2. 履约监管缺失型风险
表现：项目管理人员仅靠定期汇报了解进展，无法实时掌握现场状况，导致隐患积累。
对策：推广BIM+智慧工地平台，集成合同进度计划与现场数据，实现可视化预警；设立专职合同管理员，负责日常跟踪、协调与异常处理。
3. 法律意识淡薄型风险
表现：项目经理擅自承诺额外补偿、忽视合同解除权等法律条款，造成被动局面。
对策：定期开展合同法律培训（每年不少于两次），强化全员法治思维；建立合同履约红线清单，明确哪些行为属于严重违约。
四、数字化赋能：让合同管理更智能高效
随着信息化技术的发展，传统手工管理模式正逐步向数字化转型。通过部署合同管理系统（CMS），企业可实现：
- 全生命周期追踪：从立项、招标、签约到执行、变更、归档，每个环节状态清晰可见。
- 智能提醒机制：自动推送付款截止日、验收倒计时、合同到期预警等信息，减少人为疏漏。
- 数据分析支撑决策：基于历史合同数据生成履约率、平均工期、索赔频次等指标，辅助优化供应商选择与谈判策略。
- 移动端协同办公：支持手机端审批、上传资料、在线会签，打破时空限制，提升响应速度。
典型案例：某省属国企上线合同管理系统后，合同审批时间缩短40%，合同纠纷同比下降60%，年度节约管理成本超百万元。
五、结语：构建长效机制，推动高质量发展
建设工程招投标合同管理不是一次性任务，而是一项持续改进的系统工程。企业应将合同管理纳入项目管理体系的核心位置，建立“制度+流程+工具+人才”的四位一体机制。只有这样，才能真正实现从“被动应对”到“主动预防”，从“粗放管理”到“精细运营”的转变，从而在激烈的市场竞争中赢得主动权，推动企业高质量可持续发展。
