工程建设合同管理怎么做才能有效控制风险与提升项目效率？
在现代工程建设领域，合同不仅是各方权利义务的法律依据，更是项目顺利推进的核心保障。然而，许多企业由于对合同管理重视不足或流程不规范，导致工期延误、成本超支、纠纷频发等问题层出不穷。因此，如何科学、系统地进行工程建设合同管理，已成为项目管理者亟需掌握的关键能力。
一、什么是工程建设合同管理？
工程建设合同管理是指在工程项目全生命周期中，围绕合同的签订、履行、变更、索赔、结算及归档等环节，通过制度化、标准化、信息化手段实现全过程管控的过程。其目标是确保合同条款得到严格执行，降低履约风险，保障投资效益最大化。
二、为什么工程建设合同管理至关重要？
1. 防范法律风险：合同是法律文书，若条款模糊或执行不到位，极易引发争议甚至诉讼，增加企业成本。
2. 控制项目成本：通过合同约定明确价款支付条件、变更审批机制和违约责任，可避免无序支出。
3. 提高协作效率：清晰的责任划分有助于参建单位（业主、设计、施工、监理）高效协同，减少扯皮现象。
4. 保障工程质量与进度：合同中对质量标准、工期节点的约束力，是推动项目按计划实施的重要工具。
三、工程建设合同管理的关键环节
1. 合同前期策划与风险识别
在合同谈判前，应由专业团队完成以下工作：
- 开展项目可行性研究与风险评估，识别潜在法律、技术、财务风险；
- 制定标准化合同模板，涵盖通用条款与定制化内容（如特殊工艺要求、不可抗力处理方式）；
- 组织多部门会审（法务、预算、工程、采购），确保条款合法合规且具有可操作性。
2. 合同签订阶段的精细化管理
签订过程必须严谨：
- 严格审查对方资质、信用记录及履约能力；
- 明确合同主体、标的物范围、付款方式、违约责任、争议解决机制等核心要素；
- 使用电子签约平台（如e签宝、上上签）提高效率并留存证据链。
3. 履约过程中的动态监控
合同一旦生效，就要进入动态管理阶段：
- 建立合同台账，实时跟踪付款进度、工程量确认、签证变更等情况；
- 设立专职合同管理员，定期召开履约例会，协调解决履约问题；
- 利用BIM、智慧工地系统集成数据，实现可视化监督。
4. 变更与索赔管理
工程变更不可避免，但必须规范化处理：
- 实行“先审批后变更”原则，所有变更须经三方（业主、监理、施工单位）书面确认；
- 建立变更登记制度，注明原因、影响范围、费用调整依据；
- 及时发起索赔程序，收集完整证据（影像资料、会议纪要、往来函件）。
5. 结算与归档管理
项目结束后，合同管理并未终结：
- 严格按照合同约定进行竣工结算，防止超付、漏付；
- 整理归档全部合同文件（含补充协议、签证单、验收报告），形成完整档案体系；
- 总结经验教训，为后续类似项目提供参考。
四、先进技术助力合同管理升级
随着数字化转型加速，工程建设合同管理正逐步向智能化迈进：
1. 合同管理系统（CMS）的应用
部署专业的合同管理软件（如泛微、钉钉宜搭、明源云）可实现：
- 全流程线上审批，缩短流转时间；
- 自动提醒关键节点（如付款到期、变更截止日）；
- 大数据分析辅助决策（如历史履约率、供应商评分）。
2. 区块链技术保障合同真实性
区块链可用于存储重要合同信息，确保不可篡改，增强信任：
- 合同签署记录上链存证，便于审计追溯；
- 资金流与合同条款联动验证，防止虚假申报。
3. AI辅助合同审查
AI工具（如腾讯云合同智能审核）能快速识别风险点：
- 自动标注歧义条款、缺失条款或违法条款；
- 对比历史合同库，推荐最优条款版本。
五、常见误区与改进策略
误区一：重签订轻履约
很多单位把精力集中在合同起草阶段，忽视履约过程监管，结果造成大量纠纷。
改进策略：设立专职合同专员，每月编制《合同履约分析报告》，重点追踪付款、进度偏差、质量隐患。
误区二：缺乏统一标准
不同项目使用不同合同模板，导致执行混乱，难以量化绩效。
改进策略：企业应建立《合同管理制度》和《标准合同范本库》，统一格式、术语和审批流程。
误区三：忽视文档归档
项目完成后未妥善保存合同资料，后期审计或诉讼时无法举证。
改进策略：推行“电子档案+纸质备份”双轨制，接入企业知识管理系统，便于长期查阅。
六、典型案例解析：某大型基建项目合同管理实践
以某市地铁三期工程为例，该项目总投资超300亿元，涉及数百家分包单位。项目方引入合同管理系统，并采取以下措施：
- 建立“合同+项目+人员”三维数据库，实现一人一合同、一项目一账套；
- 设置自动预警功能，如逾期付款超过7天触发红色警报；
- 每季度发布《合同健康度指数》，评估各承包商履约表现。
结果：合同纠纷同比下降65%，平均工期提前18天，节约成本约1.2亿元。
七、未来趋势：从被动应对到主动治理
未来的工程建设合同管理将呈现三大趋势：
- 前置化风险管理：借助AI预测模型提前识别高风险合同条款；
- 协同化治理模式：业主、总包、分包、监理四方共享合同数据，构建透明生态；
- 绿色低碳导向：将碳排放、可持续发展指标纳入合同约束条款。
综上所述，工程建设合同管理不是简单的文字游戏，而是一项融合法律、工程、财务、信息技术的综合管理工作。只有建立起制度健全、流程闭环、技术赋能的管理体系，才能真正实现风险可控、效率提升、价值最大化的管理目标。
