工程管理中如何有效开展合同管理？关键策略与实践指南
在现代工程项目管理中，合同管理是确保项目顺利实施、控制成本、规避风险的核心环节。无论是基础设施建设、建筑施工还是大型设备采购，合同都是连接业主、承包商、供应商和监理单位的法律纽带。然而，许多工程项目因合同管理不到位而导致工期延误、成本超支甚至法律纠纷。那么，工程管理中如何有效开展合同管理？本文将从合同策划、全过程管控、风险识别与应对、数字化工具应用以及团队协作五个维度，深入探讨系统性解决方案。
一、合同管理在工程管理中的核心地位
合同不仅是项目执行的法律依据，更是各方权利义务的明确载体。一份清晰、严谨的合同可以：
- 明确责任边界：避免因职责不清引发推诿或扯皮；
- 控制预算支出：通过条款约束变更和索赔，防止无序增项；
- 保障进度可控：设置里程碑节点和违约条款，强化履约意识；
- 防范法律风险：减少争议发生概率，提升争议解决效率。
尤其在EPC（设计-采购-施工）总承包模式下，合同管理的重要性更加凸显。它不仅涉及技术标准、质量要求，还涵盖工期、付款条件、知识产权、保险责任等多个方面，必须形成全流程闭环管理机制。
二、合同管理的关键步骤：从策划到归档
有效的合同管理应贯穿项目的全生命周期，分为以下五大阶段：
1. 合同策划阶段
这是合同管理的起点，也是决定后续成败的关键。项目经理需与法务、财务、技术部门协同，完成：
- 制定合同模板库：根据不同项目类型（如土建、机电安装、信息化）建立标准化合同范本；
- 识别关键条款：包括质量验收标准、付款方式、违约责任、争议解决机制等；
- 进行风险评估：针对外部环境（政策变化、汇率波动）、内部能力（资源匹配度）预判潜在问题。
2. 合同签订阶段
此阶段重点在于合规性和完整性：
- 严格执行审批流程：重大合同需经公司管理层或董事会审批；
- 确保签署主体合法：核对法人资质、授权委托书、公章有效性；
- 保留完整过程记录：包括谈判纪要、邮件往来、会议记录等，作为日后解释依据。
3. 合同履行阶段
这是合同管理最复杂也最关键的阶段。建议采用“三控两查”机制：
- 进度控制：按计划节点核查工程形象进度与合同约定是否一致；
- 质量控制：对照技术规范进行阶段性验收，留存影像资料；
- 成本控制：严格审核付款申请，杜绝超额支付；
- 两查：定期检查履约情况（如人员到位、材料进场），抽查合同变更合理性。
4. 变更与索赔管理
工程过程中不可避免会发生设计变更、工期调整等情况。此时应：
- 建立变更审批制度：所有变更须由项目部提出，经监理、业主确认后方可执行；
- 及时记录证据链：包括现场照片、第三方检测报告、会议纪要等；
- 依法依规处理索赔：不得随意扩大索赔范围，避免激化矛盾。
5. 合同收尾与归档
项目结束后，应及时完成合同结算、质保金返还，并归档全套资料：
- 编制《合同执行总结报告》：分析履约亮点与不足；
- 分类整理电子档案：使用云存储+本地备份双重保障；
- 纳入知识库供未来参考：为同类项目提供经验借鉴。
三、常见问题及应对策略
尽管理论框架完善，但在实践中仍存在诸多挑战：
1. 条款模糊导致争议频发
例如，“按国家规范执行”这类表述缺乏具体标准，容易引发歧义。应对方法：
- 细化技术参数：明确品牌型号、检验方法、合格率要求；
- 引入第三方认证：如SGS、TÜV等机构出具检测报告；
- 设定争议解决前置程序：如协商不成再提交仲裁。
2. 执行脱节，合同沦为形式
很多项目虽签了合同，但未真正落实到日常管理中。解决思路：
- 建立合同台账：动态更新履约状态、付款进度、变更次数；
- 实行责任到人：指定专人负责合同跟踪与预警；
- 纳入绩效考核：将合同履约情况与项目经理奖金挂钩。
3. 缺乏数字化支撑
传统纸质管理效率低、易出错。推荐做法：
- 部署合同管理系统（如BIM+合同模块）；
- 集成ERP系统实现付款自动校验；
- 利用AI辅助审查合同文本，识别高风险条款。
四、数字化赋能合同管理的新趋势
随着建筑业数字化转型加速，合同管理正迈向智能化时代：
1. 合同全生命周期管理系统（CLMS）
该系统可实现合同起草、审批、执行、变更、归档的全流程在线化，支持移动端操作，极大提升效率。典型功能包括：
- 智能提醒：到期付款、履约节点自动推送；
- 数据可视化：生成合同履行曲线图、风险热力图；
- 权限分级：不同角色查看权限差异化，确保信息安全。
2. 区块链技术的应用
区块链不可篡改的特性可用于合同存证和履约证据固化，特别适用于涉外工程或高风险项目。例如：
- 将合同版本上传至链上，防止后期伪造；
- 履约行为（如签字、验收）上链留痕，增强公信力。
3. AI辅助决策
借助自然语言处理技术，AI可自动扫描合同文本中的漏洞、不一致之处，并提供修改建议。同时，基于历史数据预测违约概率，提前预警。
五、案例分享：某地铁项目合同管理成功实践
以某市地铁三期工程为例，该项目涉及多个标段、数十家分包单位。初期因合同管理混乱曾出现多起工期延误和费用争议。后来采取以下措施：
- 成立专项合同管理小组，由总工牵头，设专职合同管理员；
- 开发定制化合同平台，对接施工进度系统，实现自动比对；
- 推行“月度合同健康度评分”，对连续两个月得分低于80分的单位约谈整改；
- 建立合同纠纷快速响应机制，24小时内组织三方会商。
结果：项目最终提前15天竣工，合同履约率提升至98%，累计节省成本约1200万元。
六、结语：构建以合同为中心的工程管理体系
合同管理不是孤立的工作，而是嵌入工程管理全过程的战略抓手。只有把合同当作项目的生命线来对待，才能真正实现“事前有规划、事中有监督、事后有闭环”的现代化管理模式。未来，随着技术进步和法规完善，合同管理将更加精细化、智能化，成为企业核心竞争力的重要组成部分。
