工程工程签证管理怎么做才能有效控制成本与风险？
在建筑工程领域，工程签证是项目实施过程中不可或缺的一环，它直接关系到工程变更、费用调整、工期延长等关键事项的合法性和合理性。然而，许多施工单位和建设单位对工程签证管理重视不足，导致后期争议频发、成本失控甚至法律纠纷。那么，如何科学、规范地进行工程工程签证管理，才能既保障各方权益，又实现项目成本的有效控制与风险防控？本文将从制度建设、流程优化、人员培训、信息化手段和案例分析五个维度系统阐述。
一、明确工程签证的核心作用与常见误区
工程签证是指在施工过程中，因设计变更、现场条件变化、合同外工作内容等原因，由业主（或监理）确认并签署的书面文件，用于记录额外费用、工期调整或责任划分。它是结算依据的重要组成部分，也是索赔的关键证据。
常见误区包括：
- 事后补签： 很多项目在施工完成后才补办签证，缺乏时效性，易被质疑真实性；
- 签字不全： 缺少监理、甲方代表、技术负责人等关键人员签字，导致法律效力不足；
- 内容模糊： 描述不清、无量化数据支撑，难以作为结算依据；
- 随意签证： 未按程序审批，个别管理人员擅自决定，造成资金浪费。
二、建立完善的签证管理制度体系
一套健全的工程工程签证管理制度应涵盖以下几个方面：
1. 明确签证范围与权限划分
根据合同约定及行业标准，界定哪些情况必须办理签证（如设计变更、地质条件变化、不可抗力等），并制定分级审批机制。例如：
- 小额变更（<5万元）：由项目部技术负责人审核，报项目经理批准；
- 中额变更（5–50万元）：需监理单位复核，报甲方工程部备案；
- 重大变更（>50万元）：须组织专家评审，提交公司管理层决策。
2. 规范签证申请与审批流程
建议采用“发起—核实—审批—归档”四步法：
- 发起： 施工单位填写《工程签证单》，附图纸、影像资料、现场测量记录等佐证材料；
- 核实： 监理工程师实地核查真实性，必要时邀请第三方机构鉴定；
- 审批： 按权限逐级审批，确保责任清晰、程序合规；
- 归档： 统一编号存档，纳入项目资料管理体系。
3. 强化过程监督与责任追究机制
设立专职签证管理员岗位，定期抽查签证执行情况，对违规行为追责到底。同时，在绩效考核中加入签证管理指标，提高全员重视程度。
三、推动签证管理流程标准化与数字化转型
传统纸质签证流程效率低、易丢失、难追溯。随着BIM技术和智慧工地的发展，越来越多企业开始采用电子化签证管理系统。
1. 使用信息化平台实现全流程在线管控
通过ERP、项目管理软件（如广联达、鲁班云、建文等）集成签证模块，实现：
- 线上填报、自动提醒、进度跟踪；
- 多角色协同审批，减少人为干预；
- 历史数据沉淀，便于后期审计与统计分析。
2. 推动BIM+签证融合应用
BIM模型可直观展示变更前后对比，辅助判断是否合理。例如，某地铁站项目利用BIM模拟管线碰撞后产生的变更，精准计算新增工程量，避免了人工估算误差，提高了签证准确率。
四、加强人员能力建设与团队协作意识
签证管理不仅是财务或造价人员的事，更是项目全员的责任。因此，需从以下两方面入手：
1. 定期开展专业培训
针对项目经理、技术员、预算员、监理工程师等不同岗位，组织专题培训课程，内容包括：
- 合同条款解读与签证逻辑；
- 常见签证类型识别与应对策略；
- 证据收集技巧与法律风险防范。
2. 建立跨部门联动机制
成立由工程、成本、合约、法务组成的“签证联合小组”，每月召开例会，协调解决疑难问题，提升响应速度。
五、典型案例剖析：成功经验与教训反思
案例一：某大型医院建设项目——精细化签证管理助力控本增效
该项目总投资约8亿元，涉及土建、机电、装饰等多个专业。通过引入全过程签证管理制度，建立标准化模板和审批流程，全年共处理签证事项176项，平均处理时间缩短至7天内，节约成本约430万元，且无一起诉讼纠纷。
案例二：某市政道路改造工程——盲目签证引发巨额损失
该工程因未严格执行签证审批制度，出现大量“口头承诺+事后补签”的现象。最终结算时，签证金额超原合同价30%，远高于合理范围，引发业主强烈不满，并被审计机关通报批评。
六、结语：工程工程签证管理不是小事，而是关乎项目成败的大事
工程工程签证管理是一项系统工程，需要制度保障、流程规范、技术赋能和人才支撑。只有将签证管理融入日常项目运营中，做到事前预防、事中控制、事后闭环，才能真正发挥其价值，为企业降本增效、规避风险提供坚实支撑。
未来，随着建筑行业向绿色化、智能化、精益化发展，签证管理也将更加注重数据驱动和智能决策。建议各工程项目尽早布局数字化转型，打造高效、透明、可控的签证管理体系。
