工程合同全过程管理模式如何实现高效管理与风险控制
在现代工程建设领域，工程合同不仅是项目实施的法律依据，更是连接各方利益、明确责任边界的核心工具。随着工程项目复杂度提升、法规日趋严格以及市场环境多变，传统的“签订即结束”式合同管理模式已难以满足高质量发展的需求。因此，建立科学、系统、动态的工程合同全过程管理模式，成为提升项目执行力、降低履约风险、保障投资效益的关键路径。
一、什么是工程合同全过程管理模式？
工程合同全过程管理模式是指从合同的前期策划、谈判起草、审批签署、执行履行到后期变更索赔、结算审计直至归档闭合的全生命周期管理机制。它强调以项目目标为导向，将合同管理贯穿于整个项目建设流程中，形成“事前预防、事中控制、事后评估”的闭环体系，确保合同条款落地执行，规避潜在风险。
二、为何要推行全过程管理模式？
传统合同管理往往集中在签约阶段，忽视了执行过程中的动态变化和不确定性，导致以下问题：
- 信息不对称：施工单位对合同理解偏差大，易引发争议；
- 履约监控缺失：进度滞后、质量不达标等问题无法及时发现；
- 变更管理混乱：临时签证频繁，缺乏规范流程，增加成本；
- 风险识别滞后：未建立预警机制，突发事件应对迟缓；
- 档案资料零散：结算审计困难，影响财务合规性。
推行全过程管理模式可有效解决上述痛点，通过制度化、数字化手段提升合同执行力和管理水平。
三、全过程管理模式的核心环节详解
1. 合同前期策划阶段（立项至招标）
此阶段是奠定合同质量的基础，应重点关注：
- 明确合同目标与边界：结合项目定位、预算、工期、质量标准等制定清晰的合同框架；
- 风险识别前置：组织法律顾问、技术专家、造价人员联合评审，识别可能的法律、技术、经济风险；
- 编制标准化合同模板：根据不同类型工程（如EPC、施工总承包、PPP）定制合同范本，提高效率并减少漏洞。
2. 合同谈判与起草阶段（招标后至签署前）
这是合同内容最终确定的关键节点：
- 多方参与协商：业主、承包商、监理、设计单位共同参与，确保条款公平合理；
- 细化关键条款：包括付款方式、工期节点、质量验收标准、违约责任、争议解决机制等；
- 引入第三方专业支持：聘请有经验的律师或咨询机构协助审查，提升合法性与可操作性。
3. 合同审批与签署阶段
规范流程是保证合同效力的前提：
- 实行分级审批制：根据金额、性质设定不同层级审批权限（如项目经理初审、法务复核、高管终审）；
- 电子签章+纸质归档双轨制：利用电子合同管理系统提升效率，同时保留原始文件备查；
- 建立合同台账：记录每份合同编号、签署日期、执行状态、责任人等基本信息。
4. 合同执行与履约阶段（施工至竣工）
这是全过程管理中最复杂也是最关键的环节：
- 设立专职合同管理员：负责日常跟踪、进度对照、款项支付审核、变更记录等工作；
- 实施月度履约分析会：定期召开会议，检查合同履行情况，分析偏差原因并制定纠偏措施；
- 强化变更管理机制：所有变更必须书面申请、评估影响、审批备案，防止随意修改；
- 应用信息化平台：使用BIM+合同管理系统集成进度、成本、质量数据，实现可视化管控。
5. 合同收尾与归档阶段（竣工验收至结算审计）
收尾阶段决定合同是否真正闭环：
- 完成最终结算与审计：依据合同约定进行工程量核算、价格调整、质保金扣留等；
- 开展履约评价与复盘：总结经验教训，形成案例库用于后续项目优化；
- 分类归档电子文档：按项目编号统一存储合同文本、往来函件、影像资料等，便于追溯。
四、支撑体系建设：技术赋能与制度保障
要实现真正的全过程管理，离不开技术和制度的双重支撑：
1. 数字化转型助力精准管理
借助合同管理系统（CMS）、项目管理软件（如Primavera P6）、BIM平台等工具，可以实现：
- 合同条款自动提醒履约节点；
- 进度与合同计划对比预警；
- 资金流与合同付款联动控制；
- 移动端实时上传现场证据，提升响应速度。
2. 制度建设夯实管理基础
建议企业制定《工程合同管理办法》《合同履约考核细则》《变更管理流程指引》等配套制度，明确职责分工、奖惩机制和问责标准。
3. 培训与文化建设同步推进
加强全员合同意识培训，特别是项目经理、采购人员、技术人员等一线岗位，使其理解“合同就是命令”，从源头杜绝违规行为。
五、典型案例分析：某大型基建项目实践启示
以某省级高速公路PPP项目为例，该项目总投资超80亿元，涉及多家参建单位。通过实施全过程合同管理模式：
- 在前期策划阶段就建立了合同风险清单，提前识别出征地补偿纠纷、环保要求升级等潜在问题；
- 采用电子合同审批系统，平均审批时间缩短40%；
- 设置月度履约通报机制，发现并纠正3次重大偏差，避免工期延误；
- 建立合同绩效考核指标，将履约率纳入项目经理KPI，推动责任落实。
结果表明：该项目合同履约率提升至97%，争议处理周期缩短60%，整体成本节约约5%。
六、常见误区与改进建议
许多企业在推行过程中存在以下误区：
- 重形式轻实质：只做表面归档，忽略过程跟踪；
- 职责不清：合同管理由多个部门交叉负责，出现推诿现象；
- 忽视动态调整：遇到不可抗力或政策变动时未能及时更新合同条款；
- 依赖人工操作：缺乏信息化工具支持，效率低下且易出错。
改进方向：
- 成立专门的合同管理部门或配备专职人员；
- 引入合同生命周期管理系统（CLM），实现全流程数字化；
- 建立跨部门协同机制，如“合同+工程+财务”联席会议；
- 定期开展合同管理专项审计，持续优化流程。
七、未来趋势：智能化与绿色化融合
随着AI、大数据、区块链等技术发展，工程合同全过程管理正迈向智能化：
- 智能合约应用：基于区块链技术的自动执行机制，减少人为干预；
- AI辅助风险预测：通过历史数据训练模型，提前预警高风险合同条款；
- 绿色合同条款嵌入：将碳排放、可持续材料使用等内容写入合同，推动绿色建造。
这不仅提升了管理效率，也契合国家“双碳”战略和高质量发展目标。
结语
工程合同全过程管理模式不是简单的流程叠加，而是一种理念革新和能力重构。它要求企业在组织架构、技术工具、制度文化等多个维度同步发力，才能真正把合同从“纸面文件”变为“行动指南”。只有这样，才能在日益激烈的市场竞争中赢得主动权，实现项目的经济效益与社会效益双赢。
