平凉工程档案信息化管理怎么做才能高效落地？
随着国家“数字政府”和“智慧城市”建设的不断推进，工程档案作为城市建设与发展的核心记录载体，其信息化管理水平已成为衡量地方政府治理能力现代化的重要指标。平凉市地处甘肃东部，是黄河流域生态保护和高质量发展的重要节点城市，近年来在基础设施建设、乡村振兴项目、生态治理工程等领域持续加大投资力度，工程档案数量激增，传统纸质管理模式已难以满足高效归档、快速检索与安全共享的需求。
一、为什么要推进平凉工程档案信息化管理？
首先，从政策层面看，《中华人民共和国档案法》《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2016）等法律法规明确要求推动电子文件和档案数字化管理。平凉市作为甘肃省重点推进区域，必须响应国家号召，落实地方责任。
其次，从现实需求出发，平凉市每年新增市政道路、水利设施、学校医院等建设项目超百项，每项工程平均产生纸质档案500至2000页，人工整理耗时长、易出错、难复用。若不实施信息化管理，将导致档案“沉睡”、资源浪费、监管滞后等问题。
再次，从服务效能角度分析，政府部门、施工单位、监理单位、审计机构等多方主体对工程档案的调阅频率逐年上升。传统模式下，查阅一份档案可能需要数小时甚至数天，严重影响项目进度和决策效率。而信息化平台可实现“一键查询、远程调阅、权限控制”，极大提升协同办公水平。
二、平凉工程档案信息化管理的核心内容与实施路径
1. 建立统一标准体系，夯实基础数据规范
平凉市应依据国家标准（如GB/T 18894、DA/T 28）、行业标准（如住建部《建设工程文件归档整理规范》），制定本地化工程档案分类编码规则、元数据字段定义、电子文件命名规范及存储格式标准（推荐PDF/A、TIFF等长期保存格式）。例如：
- 按项目类型分：市政类、交通类、水利类、民生类；
- 按阶段分：立项审批、设计施工、竣工验收、运维移交；
- 按载体分：纸质原件、扫描件、CAD图纸、视频影像、BIM模型。
通过标准化建设，确保各参建单位上传资料结构一致、语义清晰，为后续数据治理打下坚实基础。
2. 搭建一体化信息平台，打通多部门业务壁垒
建议由平凉市档案局牵头，联合住建局、发改委、自然资源局、财政局等部门共建市级工程档案信息管理平台。该平台应具备以下功能模块：
- 档案采集子系统：支持在线上传、OCR识别、自动分类、智能校验，减少人工录入错误；
- 档案存储子系统：采用分布式架构+异地备份机制，保障数据安全性与可用性；
- 档案利用子系统：提供多维度检索（关键词、时间、责任人、项目编号）、权限分级授权、访问日志追踪；
- 统计分析子系统：生成全市工程档案分布热力图、年度增长趋势、重点项目档案完整性评估报告；
- 移动应用接口：开发微信小程序或APP端，方便一线人员现场扫码建档、实时上传照片或视频。
平台建成后，可覆盖全市所有新建、改建、扩建工程项目，实现“从开工到竣工”的全流程档案数字化闭环管理。
3. 强化过程管控机制，确保数据质量与合规性
信息化不是简单把纸质转成电子，而是要建立全过程质量管理机制：
- 设立“档案质量检查员”岗位，负责日常审核上传材料是否齐全、完整、真实；
- 引入区块链技术对关键节点进行存证，防止篡改，增强公信力；
- 开展“双随机一公开”抽查机制，定期对各项目单位档案归档情况进行检查并通报；
- 将档案归档情况纳入施工单位信用评价体系，形成奖惩联动机制。
此举不仅能提高档案真实性，还能倒逼企业重视过程留痕，促进工程质量安全水平整体提升。
4. 推动培训赋能，提升从业人员数字素养
平凉市需组织专项培训计划，面向各级档案管理人员、建设单位负责人、监理工程师、施工单位资料员等群体开展：
- 基础操作培训：如何使用平台上传、下载、编辑档案；
- 进阶技能训练：掌握OCR识别技巧、元数据填写规范、权限设置逻辑；
- 典型案例教学：选取本市优秀工程案例讲解全流程档案管理经验；
- 考核认证制度：完成培训并通过测试者颁发电子证书，纳入继续教育学时。
同时鼓励高校与企业合作开设“工程档案信息化管理”微专业课程，培养复合型人才，为长远发展储备力量。
三、平凉实践案例：以崆峒区某智慧城市建设为例
崆峒区某新区道路改造工程于2024年启动，总投入约2.3亿元，涉及拆迁安置、管网铺设、绿化景观等多个子项。该项目率先试点工程档案信息化管理：
- 项目开工前即部署电子档案管理系统，要求所有参建方注册账号并签署《电子档案归档承诺书》；
- 施工过程中，每日由专人扫描现场照片、监理日志、隐蔽工程影像，并同步上传至平台；
- 竣工后，系统自动生成《工程档案目录清单》，经多方审核确认无误后，一键归档至市档案馆数据库；
- 半年内共归档电子档案87卷，平均处理时效由原15天缩短至3天，查询效率提升80%以上。
该项目被评为“平凉市首批工程档案数字化示范工程”，其经验已在全市范围内推广。
四、挑战与对策：破解平凉工程档案信息化难题
尽管前景广阔，但平凉在推进工程档案信息化过程中仍面临三大挑战：
1. 数据孤岛问题突出
部分单位仍在使用各自独立的档案系统，缺乏统一接口标准，数据无法互通共享。对策：出台强制性数据接口规范，要求所有新建项目必须接入市级平台，老项目逐步迁移。
2. 技术支撑能力不足
基层档案管理人员普遍缺乏信息技术背景，难以熟练操作复杂系统。对策：引入第三方服务商提供技术支持服务包，建立“1+N”帮扶机制（1个市级专家团队带动N个县区骨干）。
3. 安全防护意识薄弱
部分单位未配备专业网络安全设备，存在泄露风险。对策：建立“三级等保”机制，定期开展渗透测试和应急演练，确保档案数据万无一失。
五、未来展望：打造“平凉智慧档案”品牌
未来三年，平凉市可依托现有成果，进一步深化工程档案信息化改革：
- 探索AI辅助归档：利用自然语言处理技术自动提取关键信息，减少人工干预；
- 构建城市级工程档案知识图谱：关联项目、人物、事件、法规等要素，支撑智能问答与辅助决策；
- 推动跨区域协作：与兰州、天水等周边城市共建区域工程档案联盟，实现资源共享、标准互认。
届时，“平凉智慧档案”将成为西部地区工程档案数字化转型的标杆典范，助力城市治理体系和治理能力现代化迈上新台阶。
