甘肃工程档案管理规定怎么做？如何规范执行才能确保工程资料完整合规？
在工程建设领域，工程档案是项目全过程的重要记录，也是后期验收、审计、运维乃至法律追溯的关键依据。近年来，随着国家对建设工程质量与安全监管的日益严格，甘肃省也不断强化工程档案管理的制度建设，出台了一系列具有地方特色的《甘肃工程档案管理规定》。那么，这些规定究竟该如何落地执行？如何通过科学管理确保工程资料的完整性、真实性与可追溯性？本文将从政策背景、核心要求、实施路径、常见问题及优化建议五个维度，深入剖析甘肃地区工程档案管理的实践逻辑与操作要点。
一、政策背景：为何要制定甘肃工程档案管理规定？
甘肃省地处西部内陆，地形复杂、气候多变，重大基础设施建设项目（如高速公路、水利枢纽、能源基地）数量庞大且周期长。然而，在过去一段时间里，部分工程项目存在档案资料缺失、归档不及时、内容不规范等问题，严重影响了项目的竣工验收效率和后续管理效能。
为此，甘肃省住房和城乡建设厅联合省档案局、发改委等部门于2023年修订并发布了《甘肃省建设工程文件归档整理规范》（以下简称《规定》），明确要求所有新建、改建、扩建的房屋建筑、市政交通、水利工程等项目均须按照统一标准进行工程档案管理。该《规定》不仅对标国家标准GB/T 50328-2014《建设工程文件归档规范》，还结合本省实际增加了数字化移交、电子档案备案、责任主体追责机制等内容，体现出“依法依规、分类施策、动态监管”的治理理念。
二、核心要求：甘肃工程档案管理规定包含哪些关键内容？
1. 档案形成全过程管理
《规定》强调“谁形成、谁负责”，即建设单位、施工单位、监理单位、勘察设计单位等各参建方应在各自职责范围内同步收集、整理、保存工程文件。特别指出：
- 施工过程中的隐蔽工程影像资料必须实时上传至省级工程档案云平台；
- 重要节点（如基础验收、主体结构封顶）需形成纸质+电子双套制归档；
- 竣工图应由施工单位编制、设计单位审核签字，并加盖竣工图章。
2. 归档范围与分类标准
根据《规定》，工程档案分为五大类：
- 前期立项文件（含可行性研究报告、用地审批、环评报告）；
- 勘察设计文件（地质勘查报告、施工图审查意见书）；
- 施工过程文件（材料检验报告、隐蔽验收记录、施工日志）；
- 竣工验收文件（单位工程竣工验收记录、专项验收合格证明）；
- 移交归档文件（工程档案移交清单、电子档案光盘/硬盘介质说明）。
3. 数字化转型新要求
针对当前信息化趋势，《规定》明确提出：
- 所有新建项目必须使用“甘肃省工程档案管理系统”进行在线归档；
- 电子档案应采用PDF/A格式存储，具备防篡改功能；
- 归档前需通过系统自动校验（如文件命名规则、目录结构一致性）。
4. 责任追究机制
《规定》首次引入“档案责任终身制”，明确建设单位为第一责任人，若因档案缺失导致项目无法通过验收或发生安全事故，将依法追究相关责任人法律责任。同时，对拒不整改、伪造档案的行为设定行政处罚条款。
三、实施路径：如何让甘肃工程档案管理规定真正落地？
政策出台只是第一步，真正的难点在于如何将其转化为可执行、可监督、可考核的具体行动。以下是基于甘肃多地市试点经验总结出的四大实施路径：
1. 建立项目档案责任制体系
要求每个工程项目成立档案管理小组，由项目经理兼任档案负责人，配备专职或兼职档案员，签订《档案管理责任承诺书》，纳入项目绩效考核指标。例如兰州市城关区住建局推行“一项目一档案专员”制度后，档案归档及时率从65%提升至92%。
2. 推广标准化模板与培训机制
省档案馆联合行业协会编制了《甘肃省工程档案归档目录模板》《电子档案元数据填写指南》等配套工具包，并组织线上+线下培训，覆盖全省近3000家施工单位。某大型央企在甘肃承建的陇南水电站项目，通过标准化模板应用，一次性通过省质监站档案预检。
3. 强化技术支撑与平台赋能
依托“甘肃智慧住建”平台，开发工程档案模块，实现从材料报验、隐蔽验收到竣工备案全流程线上流转。系统支持OCR识别、自动分类、智能比对等功能，极大减少人工差错。定西市某中学改扩建工程通过系统自动生成归档目录，节省人工时间约40小时/项。
4. 实施分级分类监管模式
对不同风险等级的项目实行差异化监管：高风险项目（如桥梁、隧道、高层住宅）实行每月抽查+季度通报；一般项目实行年度抽检+信用评价。敦煌莫高窟保护工程等重点文物项目则实行“专家驻场指导+双人复核”机制。
四、常见问题与挑战：甘肃工程档案管理实践中有哪些痛点？
尽管《规定》日趋完善，但在实际推进中仍面临以下几类典型问题：
1. 单位重视不足，责任意识薄弱
部分施工单位认为档案工作“不影响工期”，导致资料滞后甚至遗漏。特别是劳务分包队伍常忽视档案责任，造成资料断层。
2. 电子档案质量参差不齐
虽然鼓励电子归档，但许多单位上传的扫描件模糊不清、文件名混乱、缺少元数据，难以满足长期保存要求。
3. 平台兼容性差，信息孤岛严重
部分地区仍在使用旧有本地系统，与省级平台对接困难，导致数据重复录入、版本混乱。
4. 监管力量有限，执法难度大
市县一级档案管理人员普遍紧缺，专业能力不足，难以有效开展日常巡查和违规查处。
五、优化建议：未来如何进一步提升甘肃工程档案管理水平？
为进一步推动《甘肃工程档案管理规定》高质量落地，提出如下五点优化建议：
- 建立省级示范项目库：每年评选10个档案管理优秀案例，供各地学习借鉴，形成正向激励。
- 推动跨部门数据共享：打通住建、自然资源、财政、审计等部门的数据壁垒，实现“一码通查”。
- 加强档案人员专业化培训：将工程档案管理纳入建筑工人职业技能认证体系，提升从业人员专业素养。
- 引入第三方评估机制：委托高校或专业机构对重点项目档案质量进行独立评审，增强公信力。
- 探索区块链存证技术应用：利用区块链不可篡改特性，对关键档案节点进行上链存证，防范造假风险。
结语：规范档案管理，筑牢工程质量基石
甘肃工程档案管理规定的制定与实施，标志着该省从“重建设轻管理”向“建管并重”转变的重要一步。只有将每一项制度细化为具体操作流程，把每一份档案当作工程生命的延续，才能真正实现“建得好、管得住、用得上”的目标。对于广大建设者而言，档案不仅是技术文档，更是责任担当与职业精神的体现。让我们共同守护好每一座建筑背后的“记忆之书”，为甘肃高质量发展提供坚实保障。
