建设工程中合同管理案例：如何避免纠纷并提升项目效率？
在现代工程建设领域，合同不仅是各方权利义务的法律依据，更是项目顺利推进的核心保障。然而，由于工程周期长、参与方多、变更频繁等特点，合同管理不当极易引发争议甚至项目停滞。本文通过一个真实且具有代表性的建设工程合同管理案例，深入剖析合同从签订到执行全过程中的关键环节，揭示常见问题及其解决方案，并提出系统化管理建议，旨在为行业从业者提供可复制的经验与方法论。
一、案例背景介绍
某省会城市大型商业综合体项目（以下简称“项目”）总投资约15亿元人民币，由A房地产开发公司作为业主方，B建筑工程有限公司为总承包单位，C设计院负责施工图设计，D监理公司全程监督施工质量与进度。该项目于2023年3月开工，计划工期36个月，预计2026年3月竣工。
初期合同条款较为完整，涵盖工程范围、计价方式、付款节点、工期延误责任等基本内容。但在实际履约过程中，因多方沟通不畅、变更频繁、签证管理混乱等问题，导致项目在第18个月时陷入严重延期和成本超支状态，引发三方矛盾激化，最终进入仲裁程序。
二、合同管理中存在的典型问题
1. 合同文本不严谨，存在模糊地带
原合同中关于“设计变更”的定义不够清晰，仅规定“以书面形式确认”，但未明确变更是否影响总价或工期。例如，在主体结构施工阶段，甲方临时要求将部分楼层功能由办公调整为餐饮，导致结构荷载变化，需重新计算梁板配筋。该变更虽经双方口头同意，但未形成正式签证单，后期结算时乙方主张追加费用被拒。
2. 变更流程缺失或执行不到位
项目部未建立标准化的变更审批流程，技术部门直接对接业主，缺乏统一归档机制。某次因消防系统图纸修改，工程师未通知预算人员同步更新工程量清单，造成后期结算时漏算约80万元材料费。此外，多个变更事项未及时录入合同管理系统，导致信息滞后，难以追溯责任归属。
3. 进度款支付条件不清，引发资金链风险
合同约定每月按完成产值的80%支付进度款，但未说明“产值”具体核算标准。施工单位提交的月报数据与监理审核结果差异较大，甲方据此延迟付款达两个月，严重影响工人工资发放及材料采购，间接造成施工队伍不稳定，进一步拖慢工期。
4. 签证资料保存不规范，证据链断裂
项目期间共发生近40项现场签证，其中超过20项仅为纸质签字单，无影像记录或第三方见证人签字。在仲裁阶段，乙方无法提供充分证据证明其主张的合理性，法院最终裁定只支持其中12项，损失达200余万元。
5. 缺乏动态监控机制，合同履约偏离预期
合同执行过程中，项目团队未设置定期复盘机制，也未引入信息化工具进行履约追踪。如原定2024年6月完成地下室封顶，但由于钢筋供应中断和场地积水问题，实际推迟至9月。此类偏差未能及时预警，直至项目整体进度滞后半年才引起重视。
三、改进措施与成功经验总结
1. 建立精细化合同管理体系
针对上述问题，项目组在2024年10月启动合同管理优化方案：
- 合同模板标准化：采用住建部推荐的《建设工程施工合同示范文本》（GF-2017-0201），结合本项目特点补充附件，如《设计变更管理办法》《进度款支付细则》等；
- 关键条款量化明确：对“重大变更”“不可抗力”“索赔时效”等易生歧义条款细化操作指引，避免主观解释空间；
- 设立专职合同管理员：由具备法律背景的项目经理兼任，负责合同归档、履行跟踪、风险预警等工作。
2. 引入数字化合同管理平台
引入企业级项目管理软件（如广联达云平台或鲁班云），实现以下功能：
- 合同条款自动拆解为任务清单，嵌入甘特图进行可视化跟踪；
- 所有变更申请在线提交、审批、留痕，生成唯一编号便于审计；
- 进度款申报与审核线上闭环，减少人为误差和人为拖延；
- 电子签章集成，确保文件合法有效。
3. 构建多维度履约评估机制
每季度召开合同履约分析会，邀请法律顾问、造价师、监理共同参与，重点检查：
- 是否存在潜在违约行为（如逾期交工、未按期付款）；
- 变更是否合理可控，是否影响总控目标；
- 资金使用是否符合合同约定，是否存在挤占挪用现象；
- 档案完整性是否达标，能否应对未来审计或诉讼。
4. 加强培训与意识培养
组织全员参加合同法、建筑法规专题培训，尤其强化一线管理人员对合同条款的理解能力。例如，要求施工队长熟悉每日工序对应的合同单价，做到“心中有数”。同时设立“合同之星”奖励机制，鼓励主动识别风险、提前规避纠纷的行为。
四、成效与启示
经过半年整改，该项目合同履约率从原先的65%提升至92%，累计节约成本约180万元，工期缩短3个月。更重要的是，项目各方建立了良好的协作信任关系，为后续合作奠定基础。
本案例表明，建设工程中合同管理绝非简单签署文书，而是一个贯穿全生命周期的动态治理过程。它要求管理者具备法律素养、技术能力和协同思维，唯有如此，才能真正发挥合同的价值——不仅是约束工具，更是推动项目高质量落地的战略资产。
五、结语：从被动应对到主动管控
当前建筑业正加速向精细化、数字化转型，合同管理作为核心管理模块，必须与时俱进。建议各建设单位借鉴本案例经验，构建“事前预防—事中控制—事后评价”的闭环体系，让合同从纸面走向实践，从负担变为助力。
